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Usages des Technologies de l'Information et de la Communication en Bretagne : Panorama & Chiffres clés 2009

Priscillia Creach — 2009-07-01T09:45:10Z

Voir aussi : Les chiffres clés 2009

M@rsouin offre une perspective unique sur l'analyse des usages et traite des sujets au coeur de l'actualité comme "le téléchargement", "le non-usage", "la numérisation des procédures au sein des collectivités locales".

Quelle offre et quel usage de l'administration électronique en Bretagne ?

Godefroy Dang Nguyen, Jocelyne Trémenbert — 2009-02-16T13:29:12Z

En septembre 2007 déjà, les résultats d'une étude publiée par Capgemini pour le compte de la Commission européenne annonçaient qu' « aujourd'hui, 58 % des services publics sont entièrement accessibles par Internet en Europe » , « la France apparaissant en septième position, avec 70 % de ses services publics sur Internet ». D'autant plus que « près d'un Français sur deux et les trois quarts des internautes ont utilisé les services publics en ligne en 2007 ». « Les Français plébiscitent la télédéclaration des revenus, le changement d'adresse en ligne et les demandes d'envoi d'extraits d'actes de naissance ».

Aujourd'hui, plus d'un an plus tard, nous avons souhaité à travers les divers terrains d' enquêtes M@rsouin présenter un éclairage en confrontant l'offre en matière d'e-administration et les usages qui en sont faits du côté des particuliers et des entreprises.

Sommaire

Principaux résultats

Les programmes d'administration électronique [1] mis en place tendent à généraliser les formalités administratives en ligne (pour les impôts, les déclarations sociales ...) et les dispositifs d'identification et d'authentification (servant au niveau du contrôle de la légalité, des appels d'offres), mais de nombreux efforts restent à faire tout simplement dans les étapes premières de l'administration électronique au service des particuliers et des entreprises.

Ainsi, les mairies pourvues d'adresses mails n'organisent pas nécessairement un dialogue électronique avec leurs administrés ou les associations. De même, si de nombreuses communes possèdent un site web propre ou mutualisé dans le cadre de l'intercommunalité, il en reste encore 6 sur 10 en « fracture numérique », qui n'en n'ont pas. Or notre enquête montre que la possession d'un site est un premier pas, une condition nécessaire mais pas suffisante pour lancer véritablement l'administration électronique, car elle cristallise un savoir faire interne au sein de la collectivité locale vis à vis des technologies de l'information et de la communication.

Du reste parmi les 40% de communes disposant d'un site, peu proposent des télé-services. Et le même constat peut être fait au niveau des communes inscrites dans le processus de dématérialisation des marchés publics.

Les mairies n'organisent pas non plus de dialogue électronique avec les entités administratives (sous forme d'échanges de documents, de flux de données). Ce dialogue, demanderait pour beaucoup une certaine organisation, voire une réorganisation de la distribution de l'information.

En plus d'être productrices de services d'administration électronique, les communes se trouvent en situation de consommatrices de services elles-mêmes. De faibles consommatrices numériques quand on sait qu'elles sont nombreuses à ne pas avoir encore saisi par exemple l'intérêt de l'obtention de certificats électroniques. Alors quant à les diffuser au niveau des décisionnaires pour les communes de taille importante.

Les entreprises, sont, elles, mieux équipées en certificats électroniques (davantage les petites et moyennes entreprises que les très petites). Il leur reste néanmoins des progrès à faire, progrès qui peuvent aussi être réalisés dans les tous premiers pas vers l'e-administration : tout simplement par une meilleure utilisation des informations disponibles sur les sites publics, par un recours plus systématique aux nombreuses procédures mises en place à leur effet.

Le croisement des résultats concernant l'offre de services électroniques par les communes (enquête « communes ») et ceux relatifs aux pratiques d'usage des individus (enquête « individus ») et des entreprises (enquête « entreprises ») pourrait en théorie permettre de repérer les cercles vertueux éventuels entre la croissance de l'offre et celle de la demande. Mais la base statistique est trop limitée et ne permet pas un tel croisement. Tout au plus convient-il de signaler que même si la commune est dotée d'un site Web, ses administrés (interrogés) n'ont pas un comportement différent de leurs collègues vivant dans une commune sans site, aussi bien en matière de recherche d'informations administratives ou sur la vie locale, que vis à vis de leur fréquence d'usage d'Internet.

Offre en matière d'e-administration :

Les services que l'administration peut fournir en ligne sont de diverses natures : elle peut transmettre de l'information (individuellement par courriel ou collectivement par un site web), mettre à disposition des formulaires sous forme électronique, donner accès en ligne aux procédures de marché public.

Donner la possibilité aux administrés d'échanger par courrier électronique

D'après l'Agence pour le Développement de l'Administration Eléctronique, l'ADAE, "l'administration électronique doit permettre aux usagers de ne plus se déplacer de guichet en guichet ». Aussi pouvoir échanger par mail avec sa mairie constitue pour un individu une étape primordiale. Or si 97% des mairies ont déclaré posséder (au moins) une adresse de courrier électronique, le courriel reste un outil marginal de contact, par opposition au contact physique et au téléphone : 1 commune sur 4 seulement déclare recevoir des mails de ses administrés de façon hebdomadaire. Plus précisément 74% des communes de plus de 3500 habitants, 37% des communes de 1000 à 2000 habitants et 17% des communes de moins de 1000 habitants ont au moins un courriel par mois.

De plus en plus, les élus veulent que la réponse à un mail se fasse aussi par mail ... si cela est possible (« si le sujet s'y prête », « pour des réponses sans conséquences sinon on fait un courrier officiel ») ... et pour certaines mairies si « l'usager est identifié ». Elles sont 9 sur 10 à déclarer une réponse par mail. Mais 7 sur 10 seulement déclarent envoyer au moins occasionnellement un courrier électronique accusant réception, et à peine 16% le font systématiquement. Cet exemple montre une compréhension insuffisante du rôle que peuvent jouer les TIC. L'accusé de réception électronique pourrait être automatisé et contribuer ainsi à favoriser le dialogue avec les administrés qui en retireraient le sentiment d'être pris en considération, car leur requête aurait été reçue.

Proposer de l'information et des services via un site Web communal

Toutes les communes de Bretagne ne possèdent pas un site web, loin de là. Selon l'enquête 2005, 37% des communes étaient équipées d'un site propre, c'est-à-dire non partagé avec l'intercommunalité. En 2007 ce taux n'a guère évolué, étant de 40%. En ajoutant les sites partagés pour lesquels la commune se charge elle même de la mise à jour du contenu des pages, la présence sur le la « Toile » est une réalité pour 44% des communes.

La taille de la commune est le principal déterminant de la possession d'un site : plus elle est importante, plus la proportion de communes équipées d'un site Web propre est forte, comme on peut le noter sur le tableau qui suit. On y voit également que, la proportion de petites et très petites communes équipées d'un site Web est basse ou très basse, mais surtout n'a pas évolué en deux ans. Tout se passe comme si ces communes (à l'exception d'une minorité) avaient fait le choix, une fois pour toute, de ne pas posséder une présence en ligne. Ce faisant, elles s'excluent de facto d'un mode de communication avec leurs administrés simple et peu coûteux. On peut parler à ce propos de véritable fracture numérique entre les grandes et les petites communes.

La présence déclarée, de personnes (agent dédié ou service informatique, investissement du Directeur des Services Généraux, d'un élu ...) prenant en charge les TIC au sein de la mairie contribue à expliquer ces différences de comportement : 63% des communes déclarant l'existence d'une personne en charge des TIC ont un site Web, alors que la moyenne générale des communes équipées d'un site n'est que de 44%. De même 71% des « communes les plus riches » [2] ont un site Web. Notons enfin que l'implantation géographique contribue aussi à l'adoption d'un site avec de grandes différences entre les départements, les zones rurales par rapport aux zones urbaines et le caractère touristique de la commune : les communes dites touristiques [3] possèdent un site dans 62% des cas.

Au total, la présence sur le Web tend à être un révélateur de la fracture numérique entre communes. C'est un premier niveau pour la mise en place de l'administration électronique, dont les avantages en terme de productivité et de service rendu sont indéniables. Faute de moyen et/ou de volonté politique, les communes « exclues » risquent de se trouver handicapées comme on va le voir maintenant.

Proposer des téléservices pour les documents administratifs

La mise en place de téléservices pour les documents administratifs implique une réorganisation importante des processus internes de la commune. Elle nécessite en particulier une bonne articulation entre bases de données et site Web. Aussi, peu de communes ont entièrement dématérialisé leurs processus et les comportements des communes diffèrent grandement d'une commune à l'autre : 26% donnent des informations en ligne à leurs administrés (et aux autres citoyens) à propos des actes d'Etat Civil, et 3% en ont l'intention. Pour les documents d'identité, les chiffres sont encore plus faibles.

Le tableau 3 montre bien les diverses formes [4] d'informations qu'un citoyen peut obtenir quand il souhaite refaire des actes de naissance, de mariage ou de décès. Si un comportement n'exclut pas les autres (une commune peut très bien renvoyer vers le site service-public.fr tout en complétant par des informations locales), on peut constater que seulement 1 mairie sur 3 équipées précise sur son site Web les premières informations. Quant aux documents d'identité du type passeport, carte nationale d'identité, les mesures relevées sont du même ordre d'idée, légèrement inférieures.

La comparaison des communes avec et sans site montre que la possession de celui-ci est un point d'entrée, une condition nécessaire pour proposer de l'information et des services administratifs en ligne. Le handicap des petites communes s'en trouve accru, et le fait qu'un petit nombre d'entre elles ait pu le surmonter, invite à s'interroger sur les motifs qui empêchent les autres d'en faire autant.

Enfin, un site Web sur dix proposerait également le téléchargement d'autres formulaires concernant les demandes de permis de construire, les déclarations de travaux, les dérogations scolaires, les inscriptions sur liste électorale, à la cantine, ou les demandes de subvention ou de location de salles.

Simplifier les procédures de marchés publics pour les entreprises

La dématérialisation des marchés publics est un vrai enjeu de politique publique, pour faciliter l'accès des PME, pour stimuler la concurrence et pour réduire les coûts de transaction. Or 31% des communes bretonnes ayant répondu à l'enquête ont dématérialisé la remise des offres en 2007, comme le montre le tableau qui suit. Pour comparaison, elles n'étaient que 22% en 2005 à avoir laissé la possibilité aux entreprises de remettre leurs offres sous forme électronique, pour au moins un de leurs marchés.

Pour combien de marchés la remise des offres pouvait se faire de manière électronique ?

pourcentage

pas de marché

18%

aucun

52%

moins de la moitié des marchés

17%

la moitié ou plus des marchés

Tous les marchés

11%

Les communes doivent depuis le 1er janvier 2005 se donner les moyens d'accepter les réponses électroniques pour les procédures dites formalisées. Cette étape déjà peu répandue ne constitue pourtant qu'une petite partie de la démarche d'achat public, qui pourrait être entièrement dématérialisée. Si l'appel à la concurrence a davantage tendance a être dématérialisé (par exemple en publiant les informations sur le site Web de la commune), les relations numériques en aval après la notification sont très rares, et ce, que la procédure soit formalisée ou non.

23% des communes déclarent utiliser une solution dématérialisée (propre ou mutualisée au niveau de l'intercommunalité, de la région (plateforme Mégalis) ou nationale (la plus connue étant achat-public.com)), contre 16% en 2005.

Ce sont, sans surprise, des communes de taille importante, souvent urbaines et plutôt riches, au niveau d'équipement TIC élevé et aux usages TIC développés (en interne comme avec d'autres partenaires), qui offrent aux entreprises cette simplification des démarches de réponse à un appel d'offres.

Usages de l'e-administration

Si l'offre de téléservice est très contrastée, les usages qu'en font les administrés sont également hétérogènes.

Une faible diffusion des certificats électroniques

Les certificats sont une sorte de cartes d'identité numérique dont l'objet est d'identifier une entité physique (la commune, l'entreprise, le particulier équipés). Ils sont principalement utilisés dans la gestion des relations entre collectivités territoriales ou entre collectivité territoriale et Etat, mais aussi, parfois, avec les fournisseurs et les citoyens. Comme le montre le tableau suivant, les certificats électroniques ne sont pas si répandus.

	PME	TPE	Mairies	Individus

Taux d'équipement en certificat électronique

37%

11%

21%

Source des données

Enquête M@rsouin sur la Bretagne - 2008

Enquête M@rsouin sur la Bretagne - 2006

Enquête M@rsouin sur la Bretagne - fin 2007

Direction générale des Impôts - France - télédéclarations de 2008

En 2008, 7,4 millions, soit presque 21% des contribuables ont effectué leur déclaration de revenus par Internet, sensiblement comme l'an passé. Pour ce faire, les télédéclarants devaient obtenir un certificat électronique, véritable sésame pour accéder en toute sécurité à son espace fiscal, ce code était aussi indispensable pour déclarer ses revenus, signer sa déclaration ou encore payer ses impôts en ligne.

Si les entreprises relevant de l'artisanat sont encore très peu équipées, un bon tiers des petites et moyennes entreprises ont saisi l'importance de l'enjeu. Il faut dire que le certificat leur permettent notamment de déclarer et payer la TVA par Internet, ce qui est obligatoire depuis janvier 2007 pour les entreprises dont le chiffre d'affaires de l'exercice précédent est compris entre 760 000 et 1,5 million d'euros.

Du côté des collectivités locales, on dénote dans l'enquête « communes et TIC », 8% de maires équipés, 4% des directeurs généraux des services et quelques élus soit au total 11% (aux arrondis près) des mairies. Nombreuses pourtant sont les utilisations possibles : dans les processus de télétransmission des mentions marginales de l'Etat Civil entre les mairies (échanges des services Etat Civil d'informations numérisées et sécurisées pour la mise à jour des actes), dans le contrôle de la légalité (signature et envoi électroniques des comptes-rendus des conseils municipaux et des délibérations ).

Le faible équipement en certificats peut s'expliquer : l'accès au certificat peut être freiné par la configuration ou le renouvellement du matériel, les politiques de sécurité informatique, la complexité des interfaces et des manipulations nécessaires pour l'obtenir. Néanmoins l'absence de certificat (permettant l'authentification) est un frein non négligeable dans les échanges numériques des communes.

Echanger entre entités administratives

En 2005, nombreuses étaient les communes à utiliser le Web en tant que source d'informations. Elles se rendaient sur les sites publics nationaux, régionaux, sur des sites de conseil juridique. Fin 2007 les usages des TIC restent encore davantage liés à ce partage d'information qu'au travail collaboratif entre entités administratives.

Quand il s'agit de communiquer avec les services centraux de l'Etat, les services déconcentrés, les autres collectivités locales, certaines communes en sont encore au mode papier (fax, courrier postal, navette), téléphonique ou face à face, alors que d'autres envoient des courriers électroniques ou se connectent sur les sites Web. En fonction de la nature des partenaires, les échanges d'informations, de flux de documents, de bases de données, ne passent pas tous par les voies électroniques.

Les échanges numériques avec les centres de gestion remportent pourtant 70% des suffrages. 64% des communes font leurs déclarations de cotisations URSSAF en ligne (elle-mêmes ou à travers leurs mandataires : expert-comptables, centres et associations de gestion agréées) ; 81% déclarent en ligne les rémunérations annuelles des salariés sous forme simplifiée (DADS-U, Déclaration Automatisée des Données Sociales Unifiée).Une mairie sur deux (53%) fait ses demandes en ligne à la DDE (depuis la demande de renseignements d'urbanisme jusqu'à la demande de permis de construire, en passant par les déclarations de début et fin de travaux ). Mais cette proportion chute sensiblement (31%) quand il s'agit de transmettre également des actes en ligne.

Les échanges entre les mairies et le Trésor Public sont en pleine évolution, notamment suite à l'arrivée de l'application Hélios, qui refonde les applications informatiques de la gestion du secteur public local en une application unique. Mais il reste encore 57% des communes de notre échantillon qui échangent par papier. Il faut dire que le déploiement d'Hélios n'est pas encore terminé, certaines trésoreries n'étant pas encore prêtes. 63% de ces communes déclarent que les échanges entre ordonnateurs et comptables ne sont pas dématérialisés car leur trésorerie ne le propose pas actuellement (18% précisent que c'est en-cours).

Les échanges avec L'INSEE, la Préfecture et le Conseil Général arrivent en fin de peloton en matière « d'échanges numériques ». Ces partenaires sont récemment allés vers les mairies pour leur proposer de nouveaux services liés à la dématérialisation. Certaines mairies y ont déjà souscrit : 13% échangent numériquement avec l'INSEE (par exemple pour une base de recensement, avec les radiations suite à des décès) , 8% avec la Préfecture (pour la liste de recensement et tous les actes liés au Contrôle de la Légalité) et 8% avec le Conseil Général.

Utiliser les sites publics en ligne

La moitié ou presque pour les artisans et plus pour les PME, ont pris pour habitude de consulter les sites publics en ligne pour s'informer. Pour certains, ils y trouvent également de l'information au sujet des appels d'offres Par contre, quand il s'agit simplement d'échanger par mail ou de télétransmettre des documents, les proportions chutent comme le désignent les taux des tableaux qui suivent.

Ceci est d'autant plus vrai pour les très petites entreprises. D'ailleurs, à la question « Internet a-t-il modifié les relations et modes de fonctionnement de votre entreprise avec l'administration », 66% des entreprises connectées répondent par la négative, 8% « pas encore » alors que 16% voient déjà une légère modification et 10% une forte. Et ce n'est pas prêt de changer si on prend en considération la vision des artisans actuellement non connectés. Pour l'instant, dans 95 cas sur 100 ces derniers ne ressentent pas de prescription d'usage de la part de l'administration.

Du côté des particuliers, l'usage des sites administratifs atteint les mêmes proportions : 41% des 15 ans et plus ont recherché au cours des 12 derniers mois des informations sur les sites administratifs du type CAF, trésorerie, mairie, 51% des informations sur la vie locale à partir des sites Web publics.

[1] L'analyse concerne les services offerts au niveau des communes, car nous n'avons pas d'informations, et surtout de statistiques, pour l'Etat, les régions, les départements ou encore les établissements publics de coopération intercommunale.

[2] Tranche la plus élevée de l'indicateur de richesse calculé à l'aide d'un niveau de revenu moyen de la population, rapport entre revenus imposables de l'ensemble des foyers fiscaux et nombre de foyers fiscaux

[3] possédant une politique locale du tourisme, des capacités d'hébergement pour non résidents, des curiosités naturelles ou historiques, une situation géographique spécifique ... (31% de l'échantillon)

[4] Les chiffres qui suivent sont issus des déclarations des répondants et non de recensement.

Principaux indicateurs du développement numérique

M@rsouin — 2008-12-08T14:58:17Z

En cette fin d'année 2008, OPSIS, observatoire régional des usages existants des TIC et des attentes, publie les chiffres clés issus de ses dernières enquêtes individus, entreprises, collectivités.

Sommaire

L'enquête individus a été conduite durant les mois de mai et juin 2008 sur un échantillon représentatif de 2000 individus résidant en Bretagne (6ème édition).

Les chiffres concernant les entreprises sont issus :

– de la 3ème édition de l'enquête PME (terrain de juillet à septembre 2008, 2000 sièges sociaux d'entreprises, installés en Bretagne, de 10 à 250 salariés, des secteurs de l'Industrie (hors Agriculture), du Commerce (en totalité) et des services (partiellement) ),

– de l'enquête TPE (terrain en juin 2006, 2500 entreprises artisanales inscrites au registre de la Chambre régionale de Métiers de Bretagne ).

La dernière enquête « Communes et TIC » est la troisième édition (après 2003 et 2005) d'une étude adressée à l'ensemble des administrations communales (ou mairies) de Bretagne, soit environ 1300 communes. 476 réponses [1] ont été collectées durant les mois de novembre et décembre 2007, principalement issues de secrétaires généraux, directeurs généraux des services ou secrétaires de mairie de petites communes.

CHIFFRES CLES MENAGES

– Equipement des ménages

Zones géographiques

Bretagne

Aquitaine

Midi-Pyrénées

Pays de Loire

Wallonie

Rhône-Alpes

France

Organisations	M@rsouin	AEC	Ardesi	Syn@pse	AWT	Région Rhône-Alpes	Insee (*)	GFK/Médiamétrie (*)	Crédoc (*)	Eurostat

Dates de terrain

juil-08

dec.-2007

juil.-07

juil-08

fin 2007

oct-07

début 2007

juin-08

juin-07

2007

Ménages équipés d'au moins un ordinateur

61%

65%

60%

64%

63%

62%

64%

Ménages disposant d'un accès Internet à domicile

55%

53%

49%

53%

57%

53%

49%

54%

53%

54%

Ménages disposant d'un accès Internet haut débit à domicile

51%

45%

39%

47%

55%

50%

43%

51%

49%*

42%

*Insee (enquête communautaire sur l'utilisation des TIC)

*GFK/Médiamétrie (Référence des Équipements Multimédias)

*Crédoc (baromètre de la diffusion des nouvelles technologies - base individus 18 ans et +)

– Pénétration Internet par département (taux de ménages disposant d'une connexion Internet)

Morbihan

50%

Ille et Vilaine

58%

Finistère

57%

Côtes d'Armor

53%

– Pénétration des technologies numériques (taux de ménages équipés)

Téléphone mobile

Lecteur dvd

Ordinateur

Appareil photo numérique

Internet

Lecteur de musique mp3

Console de jeu (non portable)

Ecran plat

Caméscope

GPS

Système home cinéma

Lecteur dvd portable

Baladeur vidéo

Lecteur dvd portable

– Forfaits (taux de ménages)

Accès Internet Haut Débit uniquement

12%

Forfait 'Internet, Téléphone'

24%

Forfait 'Internet, Télévision'

négligeable

Forfait 'Internet, Téléphone, Télévision'

15%

Ne sait pas

Bas débit uniquement

pas Internet

45%

– Qui sont les foyers non équipés en ordinateur ?

Moyenne (taux de foyers non équipés en ordinateur)

39%

Chefs de famille âgés de 60 à 69 ans

53%

70 ans et +

87%

Foyers sans enfant

37%

Foyers d'une seule personne

67%

Foyers ayant très peu d'utilisateurs d'Internet dans leur entourage

60%

Zone rurale

40%

De 5000 à 9999 Hbts

41%

De 50 000 à 199 999 Hbts

48%

Retraités

74%

Vie perçue comme difficile avec les revenus actuels

60%

CHIFFRES CLES INDIVIDUS

– Utilisateurs d'Internet

Utilisateurs d'Internet dans l'année

63%

Utilisateurs d'Internet dans le mois

62%

Utilisateurs d'Internet hebdomadaire

59%

Utilisateurs d'Internet quotidiennement ou presque

49%

– Lieux de connexion à Internet (base : internautes) :

Domicile exclusivement

38%

Professionnel exclusivement

Domicile et professionnel exclusivement

20%

Autres lieux exclusivement (famille, amis, espaces publics, lieux publics)

Autres lieux et (domicile ou professionnel)

15%

Domicile, travail et autre lieu

25%

– Qui sont les non utilisateurs d'Internet ?|

Moyenne

38%

Individus âgés de 60 à 69 ans

61%

70 ans et plus

91%

Vie sociale très faible

76%

Vie sociale faible

40%

Sans diplômes ou BEPC

71%

BEP/CAP

43%

Famille monoparentale

69%

Individus vivant seuls

73%

Individus ayant très peu d'utilisateurs d'Internet dans leur entourage

70%

Unité urbaine de 50 000 à 199 999 habitants

42%

Vie perçue comme difficile avec les revenus actuels

61%

S'en sort avec les revenus actuels

40%

– Pénétration des usages (base Internautes réguliers, indicateur au moins une fois par mois)

Rechercher des informations

utiliser un moteur de recherche (Google, Yahoo ...)

96%

rechercher des informations sur la vie locale (cinéma, météo, petites annonces ...)

74%

Utiliser des outils de communication

échanger des courriers électroniques

89%

converser par messagerie instantanée (MSN, Yahoo messenger ...)

52%

aller sur des blogs ou wiki

24%

utiliser des groupes de discussion, des forums thématiques

22%

alimenter un site, un blog ou une page personnelle

14%

aller sur des sites alimentant votre réseau social du type facebook, viadeo, myspace

13%

Se divertir

lire ou télécharger l'actualité sur Internet

55%

regarder des vidéos sur internet

23%

écouter la radio ou regarder la télévision sur le Web

19%

Gérer ses comptes

effectuer des consultations ou des opérations bancaires

58%

– Pénétration des usages (base Internautes réguliers, indicateur au moins une fois dans l'année)

rechercher des informations sur les sites administratifs (CAF, Trésorerie, Mairie ...)

67%

commander des produits ou des services, dans le cadre privé (billet SNCF, hôtel, cd, livre...)

63%

rechercher des informations sur la santé

59%

acheter sur ou visité un site d'enchère (genre Ebay)

50%

faire au moins une déclaration d'impôts

37%

utiliser la téléphonie ou visiophonie (du type skype)

24%

télécharger des biens culturels (musique, vidéos, logiciels ...)

19%

vendre des biens ou services sur ce genre de site

17%

jouer en ligne (flashmédia, sudoku ...)

17%

Jouer en réseau (type warcraft, counter strike ...)

11%

visiter un site de rencontre en ligne

CHIFFRES CLES COMMUNES

– Equipement et Connexion

Une connexion généralisée mais pas à l'ensemble du personnel

98% des mairies connectées par une connexion permanente

– solutions informatiques

Solutions informatiques

Equipés (solution dédiée, mutualisée)

Taux 2005 (solution dédiée, mutualisée OU utilisation de logiciels de bureautique

Productivité interne

Comptabilité et finances

81%

99%

Ressources humaines (paye)

65%

39%

Services techniques (réservations, travaux ...)

12%

Gestion des courriers (postaux, électroniques ...)

17%

Citoyenneté

Gestion de la population (listes, recensement ...)

59%

Etat civil

62%

68%

Gestion des élections

78%

90%

Publication de documents administratifs

14%

Autres missions économiques et sociales

Urbanisme (cadastre, cimetière ...)

69%

64%

Activités enfance (facturation cantine, CLSH ...)

44%

32%

Gestion des appels d'offres

12%

10%

– Sites Web

Moyenne (sites Web propres ou partagés)

44%

Moins de 1000 habitants

23%

2000 - <5000 habitants

76%

5000 habitants et plus

95%

ZONE

Rurale

34%

Urbaine

83%

REVENUS

Tranche 1(—)

26%

Tranche 2 (-)

32%

Tranche 3 (+)

51%

Tranche 4 (++)

71%

TOURISME

Commune touristique

62%

Commune non touristique

38%

RESSOURCES HUMAINES TIC

Oui

63%

Non

24%

– Points d'accès publics

CHIFFRES CLES PME

– Connexion à Internet

— PME : 99%, majoritairement par adsl/sdsl, 5% de lignes spécialisées ou louées. 89% de répondants satisfaits de la qualité de la connexion (débit, disponibilité, stabilité)||

— TPE : 29% d'entreprises artisanales non informatisées, 27% informatisées et non connectées à Internet, 44% connectées à Internet||

– Equipements

— PME : taux d'équipement

Flotte de téléphones mobiles

75%

73%

"logiciels ""métier"" (spécifiques à l'activité)"

57%

Intranet

41%

espaces de travail partagés (logiciels de travail collaboratif, groupware, serveurs communs)

39%

outils informatiques de mobilité (outils nomades, PC portables, ordinateurs de poche, Blackberry ...)

37%

certificats électroniques

37%

système informatisé d'échange de données (EDI, Web EDI)

35%

15%

listes de diffusion internes

28%

agendas partagés

24%

service de téléphonie sur Internet

15%

Service de visioconférence

— TPE : activités informatisées (usage de tableurs ou de progiciels)

Facturation

60%

Devis

55%

Comptabilité

48%

Fichier clients

33%

Etat des stocks

26%

Paie

13%

Suivi de chantiers, de la production

12%

Production

12%

– Sites Web

— PME :

taux de PME disposant de site Web propre à l'entreprise

53%

41%

29%

IAA

48%

36%

33%

Construction

42%

31%

35%

Autres Industries

60%

52%

15%

Commerce

54%

35%

54%

Hotels Restaurants

63%

49%

29%

Transport

44%

33%

Autres services

62%

56%

11%

— TPE : 11% de sites web propres, sinon présence en ligne sous d'autres formes : sur pages jaunes « en savoir + »(3%), un site partagé (par exemples : celui du groupement d'entreprises, de la franchise ...) (3%), via un ou des annuaires professionnels de Chambres de Métiers, de CCI ...(8%)||

– Usages d'Internet (taux d'entreprises déclarant l'usage comme faisant partie des habitudes de l'entreprise)||

Faire des déclarations sociales et fiscales en ligne

66%

59%

Utiliser des sites d'appels d'offres publics en ligne

29%

20%

Réaliser des commandes et paiements en ligne

42%

Réserver en ligne

39%

Consulter des comptes et/ou réaliser des opérations bancaires

71%

64%

Recruter via des annonces ou des CV en ligne

39%

21%

Rechercher des informations sur l'environnement de l'entreprise

64%

53%

Rechercher des informations sur la réglementation

60%

62%

Accéder au système informatique de l'extérieur

32%

18%

Se former en ligne

15%

Enquête Marsouin 2007 : Communes bretonnes et TIC. Une fracture numérique entre collectivités locales ?

[1] Voir sur le site de M@rsouin l'article de synthèse des résultats :

Enquête Marsouin 2007 : Communes bretonnes et TIC.

Godefroy Dang Nguyen, Jocelyne Trémenbert — 2008-10-30T09:30:13Z

Cet article présente une synthèse des résultats de l'enquête Marsouin 2007 Communes Bretonnes et TIC, résultats notamment présentés aux 4èmes Rencontres du Net Public Breton sur "les échanges numériques au service de l'intérêt public" qui ont eu lieu ce mardi 28 Octobre 2008 à Lorient.

Sommaire

L'enquête Marsouin auprès des 1269 communes bretonnes a été réalisée au dernier trimestre 2007 (taux de réponse de 38%). Son principal résultat est le suivant :

Il existe une fracture numérique entre collectivités locales bretonnes qui résulte d'éléments objectifs et irrémédiables (par exemple taille, richesse, localisation de la commune) mais aussi de facteurs liés à la perception des TIC par les décideurs publics. On peut estimer que 80% des communes bretonnes de moins de 2000 habitants n'ont qu'un usage modeste des TIC.

Au delà des discours sur l'administration électronique et la citoyenneté numérique véhiculés par l'Union Européenne ou Mission sur la Modernisation de l'Etat, il existe une réalité de terrain qui met en évidence une « fracture » entre les collectivités qui ont pris la mesure des enjeux et des opportunités offerts par les TIC, et celles pour lesquelles ce phénomène est totalement ignoré. Ceci est particulièrement vrai dans les petites communes rurales qui disposent de peu de ressources. L'enquête montre que ce manque de moyens n'est pas, pour certaines communes, un handicap insurmontable pour l'adoption des TIC. L'avantage attendu est évidemment celui mis en avant par les promoteurs de l'administration électronique : transparence, efficience, qualité de la décision publique. L'enquête Marsouin nous permet de révéler cette fracture et d'en donner quelques éléments d'explication. Nous exposons les résultats sous trois rubriques :

q TIC et décision publique

q TIC et citoyenneté

q TIC et management public

TIC et décision publique

Les élus reçoivent un mandat pour mettre en œuvre des politiques publiques approuvées dans leurs grandes lignes par les citoyens. Mais la variété et la complexité de leur tâche peut conduire à des décisions parfois mal préparées, mal formulées, mal exécutées. Les TIC doivent représenter un moyen pour apporter de l'information aux décideurs et aux citoyens, et à ce titre contribuer à améliorer le processus de décision publique et son contrôle par les citoyens. Mais comme les TIC engagent aussi des ressources, elles deviennent elles-mêmes objet de politique publique : si les élus sont persuadés de leur utilité pour formuler et exécuter les décisions, ils seront attentifs à ce que chacun puisse y avoir accès : que ce soit par l'intermédiaire d'un accès public ou, pour un accès privé, grâce à la résorption des zones blanches. Ils se donneront également les moyens d'équiper leur mairie et d'utiliser ces outils.

L'enquête 2007 montre que si les mairies sont quasiment toutes connectées et même, à plus de 98% par une connexion permanente (37% étaient encore en accès bas débit en 2005), il reste des zones d'ombre pour les citoyens . Le tableau suivant extrait des résultats de l'enquête, rappelle que les communes leur offrent à des degrés variables un accès public aux TIC.

Pour les accès privés, la connexion n'est pas celle souhaitée par les usagers : 1 commune sur 2 reçoit « des plaintes d'administrés qui estiment ne pas accéder correctement à l'ADSL / le haut débit ».

Par ailleurs il s'avère que les élus (et notamment le premier magistrat de la commune) utilisent de façon très hétérogène les possibilités que leur offrent les TIC pour travailler. Une minorité (1/3) seulement de l'ensemble a accès à Internet au sein même de la mairie. Ensuite, leurs usages des outils quel que soit le lieu d'accès, restent encore très faibles : que ce soit pour l'usage de diaporama en support de leurs exposés, ou du courrier électronique pour disposer des documents en préparation de la réunion du Conseil Municipal.

Quelques éléments expliquent ces disparités dans les usages : bien sûr la taille de la commune, mais aussi les revenus, le niveau d'investissement en TIC rapporté à la taille de la commune et, de façon plus personnelle, l'âge du maire. Localisation et ressources TIC sont également liées mais sont de moins bons prédicteurs de l'usage, « toutes choses égales par ailleurs ».

Tout ceci montre que beaucoup de maires n'ont pas acquis une perception des opportunités que leur offrent les TIC, dont le maniement n'est pourtant pas plus abstrait ou complexe qu'un règlement administratif spécifique, un schéma électrique ou de canalisation, ou encore un contentieux juridique délicat. Ce manque d'appétence vis à vis des TIC peut résulter d'une faible perception des avantages que procurent les TIC face aux coûts qu'elles représentent. Il est clair que dans les petites communes, la circulation informelle de l'information, qui implique peu de personnes, peut sembler suffisante. Nous reviendrons plus loin sur ce point.

Du coup, les attentes existent peu : 1 commune sur 2 ayant des usages faibles, ne souhaite pas de mesure d'accompagnement pour accéder aux TIC. Par contre, celles qui ressentent leur faible investissement TIC expriment le besoin d'une aide en matière de stratégie de mise en œuvre ou encore de formation des agents.

Pour que naisse une prise de conscience des élus « retardataires » quant aux avantages que procurent les TIC pour la décision publique, une action collective pourrait être entreprise au niveau départemental et/ ou régional dans le but de mettre les élus à un niveau comparable d' « alphabétisation numérique ». Des séminaires de formation aux outils (bureautique, Internet, applications dédiées à l'action municipale...), des démonstrations de bonnes pratiques (en direct et/ou sur un site), des actions incitatrices (subventions partielles) pourraient être mises sur pied.

En utilisant plus fréquemment les TIC, les élus pourraient offrir au citoyen une plus grande transparence et un meilleur contrôle sur leurs mandataires. La présence en ligne des documents préparatoires et des décisions du Conseil Municipal reste à ce propos, encore modeste (ordre du jour sur 1 site Web sur 3).

TIC et citoyenneté numérique

Il faut distinguer deux fonctions de la « vie locale numérique » (ie des relations entre la mairie et les citoyens) : la fonction de communication (de la mairie vers les administrés et vice versa) et la fonction de transaction (actes administratifs échangés entre la mairie et les citoyens par voie électronique, parfois appelés « téléprocédures »). Les thuriféraires des TIC ont mis en avant le vote électronique comme forme ultime de la démocratie, et les « téléprocédures » comme instruments de transparence et de développement durable (par l'économie de papier qu'elles engendrent).

Sur le terrain, la réalité est la suivante : l'échange électronique avec les citoyens n'est pas toujours perçu par les collectivités comme ayant la même valeur qu'un échange traditionnel (par écrit notamment).

Si presque toutes les communes ont une adresse électronique, cela ne signifie pas pour autant qu'elles sont précisées dans le bulletin communal ou que les adresses sont actives. Il est loin d'être acquis que les courriels sont reçus par les bonnes personnes au sein de la mairie. D'ailleurs, 16% des répondants seulement accusent systématiquement réception du courriel qu'ils reçoivent.

De la même façon une commune sur trois ne fait pas valider les contenus de son site par une personne référente (un rédacteur en chef en quelque sorte).

En ce qui concerne la communication institutionnelle, moins d'une commune sur deux environ (40%) a mis en place un site Web, mais elles l'actualisent assez peu. Les mairies ont cependant, depuis 2005, diversifié la nature des informations que le visiteur peut trouver sur leur site Web (informations sur les appels d'offres, bulletin téléchargeable, actualités ...). Malgré cet enrichissement des contenus, il n'y a pas de politique éditoriale bien définie, et les contenus varient largement d'un site à l'autre.

Dans ces conditions il n'est pas étonnant de trouver un faible niveau de communication électronique entre la mairie et les citoyens : les forums et les discussions avec les élus sont peu nombreux (respectivement présents sur 3% et 19% des sites). Les systèmes d'information géographiques (fort utiles pour le citoyen pour connaître par exemple la situation cadastrale de la commune) sont peu répandus (17 %) à l'heure ou Google Maps ou l'IGN fournissent des photographies aériennes précises et des plans détaillés de tout le territoire français.

Contenus des sites Web communaux

2007

2005

Agenda

80%

"Mairie pratique" (contacts, adresse, horaires ...)

97%

Informations sur les appels d'offres de marchés publics

29%

21%

Ordre du jour du prochain conseil municipal

35%

Forums de discussion sur la politique municipale

Possibilité de poser des questions aux élus

19%

20%

Mise en ligne des questions les plus posées

Liste de diffusion d'informations

21%

Cartes, SIG en ligne

17%

Syndication avec d'autres sites (flux RSS, titres d'articles publiés provenant d'autres sites)

Journal municipal consultable ou téléchargeable

58%

53%

Journal municipal par newsletter

10%

En synthèse on peut estimer que pas plus de 10 à 15 % des communes bretonnes accordent à leurs interactions électroniques avec les citoyens la même importance que leurs interactions traditionnelles (via un support papier ou par oral). Il en résulte que la transparence et la facilité d'accès qu'offre Internet, restent encore dans une large part et sans mauvais jeu de mot, de l'ordre de la virtualité.

Pour ce qui est des « téléprocédures », les communes bretonnes ne considèrent pas encore le support électronique comme un substitut parfait vis à vis du papier. Outre le faible nombre ( de 11%) de communes équipées de certificats (signatures électroniques) peu d'entre elles disposent d'applications facilitant la vie administrative des citoyens : que ce soit pour l'urbanisme (SIG à 37%), les politiques sociales (inscriptions à la cantine), les liens avec le Trésor Public (accès à la plate-forme Helios). Cependant, bon nombre de téléprocédures sont impulsées par l'administration de l'Etat (fichiers de police pour les documents d'identité, relations avec le Trésor Public pour la fiscalité, relations avec la Direction de l'Equipement et le Ministère de l'Equipement pour les questions d'urbanisme) de sorte que la mairie n'agit que comme intermédiaire dans l'accès du citoyen aux téléprocédures, qui restent pilotées par l'administration centrale. D'un certain point de vue, elles doivent travailler en partenariat, en distributeurs de procédures confectionnées par d'autres. Or il se trouve que toutes les mairies ne jouent pas ce rôle d'intermédiaire et de facilitateur. Dans ces conditions, le citoyen de ce type de commune ne peut accéder à la facilité et à l'instantanéité que lui garantit le numérique. Cette hétérogénéité crée de facto une forme d'inégalité entre les citoyens, inégalité dont on peut se demander si elle ne serait pas remédiable à faible coût.

Nature des informations sur le site Web de la commune

Actes d'état civil (actes de naissance, mariage, décès)

Documents d'identité du type passeport, CNI

Simples informations en ligne

35%

32%

Co-marquage, guide des droits et démarches en ligne

13%

Liens vers des sites publics

31%

21%

Téléchargement de formulaires

13%

Demande en ligne

16%

Suivi de la demande en ligne

Aucune de celles-ci mais en projet 2008

Aucune

42%

55%

Il reste à savoir pourquoi certaines communes sont plus avancées que d'autres non seulement pour leurs propres téléprocédures, mais également pour donner accès à celles qui sont offertes par l'administration centrale. Le graphique suivant fournit quelques facteurs d'explication. La taille en est le principal, suivi de la présence de ressources humaines dédiées aux TIC et au fait que la commune est une destination touristique. Notons également l'insularité.

Compte tenu des enjeux de citoyenneté que recèlent les téléprocédures, il pourrait être opportun de sensibiliser les communes qui ne donnent pas accès aux applications centrales (ou ne signalent pas leur existence) aux opportunités offertes par ces applications au citoyen pour lui faciliter la vie. Dans un second temps, il faudrait pouvoir proposer à ces communes un soutien pour les aider à mettre en œuvre les interfaces d'accès. De même, des forums d'échange et de discussion pourraient être mis en place sur un portail dédié, afin de partager les bonnes pratiques.

TIC et management public

Les TIC peuvent apporter aux mairies comme à toute organisation, des avantages liés à la circulation rapide de l'information, à son traitement et à son stockage. Cependant, la mise en place des TIC s'accompagne souvent de réorganisations rendues nécessaires par la nouvelle distribution de l'information. Il en résulte parfois une certaine réticence du personnel à adopter les nouvelles technologies. Evidemment ce phénomène a d'autant plus de chances de se produire que l'organisation est complexe.

L'administration publique de son côté, est souvent accusée d'un excès de bureaucratie, et on a parfois pensé que le recours aux TIC pourrait y remédier et améliorer la productivité interne : c'est ce postulat qui a présidé aux programmes européens visant à promouvoir l'administration électronique. Là encore on retrouve dans l'enquête Marsouin une certaine hétérogénéité des comportements . Si les principales applications de gestion sont désormais bien utilisées (notamment celles qui sont imposées par le statut d'employeur de la mairie, comme le lien numérique avec les caisses d'assurance maladie), il apparaît que des outils électroniques plus spécifiques à ses activités, ne sont pas complètement diffusés et a fortiori utilisés (cadastre notamment). De la même façon des usages somme toute très banals (courrier électronique) sont très peu utilisés, même entre agents administratifs. Là encore, l'échange oral prime souvent, même si dans une mairie ne comportant que deux agents administratifs, le courriel pourrait avoir sa place malgré tout. Dans ces conditions, les outils de productivité plus complexes (agendas partagés, espaces de travail collaboratif) ne sont l'apanage que d'une minorité de communes.

Solutions informatiques

Equipés (solution dédiée, mutualisée)

Taux 2005 (solution informatisée : solution dédiée, mutualisée OU utilisation de logiciels de bureautique

Productivité interne

Comptabilité et finances

81%

99%

Ressources humaines (paye)

65%

39%

Services techniques (réservations, travaux ...)

12%

Gestion des courriers (postaux, électroniques ...)

17%

Citoyenneté

Gestion de la population (listes, recensement ...)

59%

Etat civil

62%

68%

Gestion des élections

78%

90%

Publication de documents administratifs

14%

Autres missions économiques et sociales

Urbanisme (cadastre, cimetière ...)

69%

64%

Activités enfance (facturation cantine, CLSH ...)

44%

32%

Gestion des appels d'offres

12%

10%

Il reste à expliquer ces inégalités dans le recours aux TIC. Sont liées au score d'usages internes, la taille de la commune bien sûr, mais aussi des variables économiques ou de localisation (zone urbaine, commune touristique et revenus moyens) ainsi que des variables liées aux TIC (l'adhésion à un projet TIC, la déclaration d'un élément moteur d'usage et/ou de « ressources humaines TIC » (un service informatique, un élu ou agent dédié ...)).

Repérer les origines de la fracture

L'impression qui se dégage de l'enquête Marsouin est assez mitigée. Les communes bretonnes ne sont clairement pas sur un pied d'égalité en ce qui concerne l'accès et l'usage des TIC. Mais l'on pourrait, dans une perspective optimiste, faire l'hypothèse qu'il ne s'agit que d'un délai à combler pour que toutes soient mises à niveau. Cependant, certains indicateurs invitent à être plus précis. D'abord on peut noter que de petites communes, disposant de peu de moyens et a priori de peu de besoins, sont malgré tout très avancées dans les usages, ce qui tend à laisser penser qu'une approche « volontariste » peut être envisagée. Ensuite, on peut noter a contrario que malgré la large diffusion des ordinateurs personnels comme outils de productivité dans le travail de bureau depuis une vingtaine d'années, ceux-ci restent encore peu utilisés par les élus. Enfin, on a signalé plus haut le faible intérêt pour les TIC que manifestent ces derniers, dans des communes peu équipées ou peu utilisatrices. Dit autrement, ces élus ne perçoivent pas le handicap éventuel que peut représenter leur faible usage.

La typologie suivante permet de mettre en évidence des classes qui contiennent des communes possédant des usages proches. Nous avons disposé ces classes suivant deux familles d'usage : ceux liés à l'activité interne des mairies (relations entre élus et personnel administratif, fonctionnement des services administratifs) et ceux liés à leur communication électronique externe, avec les citoyens et avec d'autres institutions. Il apparaît naturellement, au vu du graphique, que les deux types d'usage sont liés. Mais la taille des cercles nous donne une idée de la taille de chaque classe.

Le groupe 1 représente 50% des communes qui sont faibles utilisateurs de TIC. Elles se caractérisent notamment par un usage du courrier électronique restreint aux agents administratifs, un accès aux applications de gestion mais pas d'outils électroniques plus spécifiques aux activités de la mairie. Ce sont pour la plupart des communes sans ressources TIC dédiées, et de petite taille. Ce groupe, plutôt fourni, représente les « laissés pour compte » de la numérisation, les communes situées en deçà de la fracture numérique.

Le groupe 2 rassemble les communes qui ont un usage en émergence : cela représente 14% de l'échantillon. L'acculturation aux TIC se fait principalement dans ce groupe par l'usage du courrier électronique mais pas des autres outils numériques, par les adjoints. Cela semble suggérer que l'implication de certains élus est le premier pas pour combler la fracture. Qualifions ce groupe d'« usagers en émergence ».

Le groupe 3 ne représente que 10% des communes. Il se caractérise par un usage des TIC par le premier magistrat de la commune (en général âgé de moins de 60 ans) et par certains adjoints, notamment pour le courrier électronique et les présentations numériques en conseil municipal. Cette familiarité des élus vis à vis des TIC se traduit par l'existence de ressources politiques TIC bien identifiées, des moyens financiers importants. On peut affirmer qu'à partir de ce groupe la fracture numérique est déjà comblée. Il s'agit donc d' « usagers en transition ».

Le groupe 4 concerne 17% des communes. Elles ont une utilisation des TIC à des fins aussi bien internes qu' externes, elles mobilisent toute la palette des outils numériques (certificats, dématérialisation des offres, sites Web). Elles ont des revenus financiers importants, sont souvent des communes touristiques, le personnel élu est moteur, des communes de taille assez importante. Ces communes composent un groupe d' « usagers avérés »

Le groupe 5 est le groupe le plus petit : 7% des communes. Elles ont des usages avancés (outils collaboratifs et agendas partagés notamment). Elles ont déclaré leur participation à un projet TIC, sont sans surprise de taille importante voire très importante, souvent touristiques, avec des moyens financiers, .. voire un maire jeune. Ce sont les « usagers avancés », qui bénéficient de toute la panoplie des outils TIC.

Compte tenu de la prédominance de la taille et de l'hétérogénéité des comportements, il a paru opportun de mieux cerner celui des petites communes, pour repérer à la fois les « modèles » et celles qui connaissent des difficultés dans le développement des usages. L'analyse a donc été conduite sur les moins de 2000 habitants. La nouvelle typologie fait état :

– d'un nouveau petit groupe de communes très en retard (3% des communes) : les agents n'utilisent même pas le courrier électronique entre eux. Ce sont des communes plutôt avec une grande majorité d'élus âgés.

– d'un groupe central plus conséquents (79%), qui reprend l'ancien groupe 1, ce qui confirme le fait que la plupart des communes « laissées pour compte » sont de petite taille et représente 80% des communes bretonnes de moins de 2000 habitants. Ceci souligne si besoin en était, la nécessité d'une action d'acculturation des petites communes (et notamment de leurs élus) aux TIC.

– d'une classe regroupant les groupes 2 et 3 (7%) : A ce niveau de précision (réduction de la taille de l'échantillon par suppression des communes de grande taille dans la nouvelle typologie) on constitue un groupe de petites communes utilisatrices en transition.

– et toujours la présence d'un groupe aux usages avancés (11%) qui a grossi par rapport à la typologie précédente, ce qui prouve que le piège de l'isolement numérique n'est pas une fatalité, et qu'une petite commune bretonne sur 10 a su faire la preuve de leur capacité à « apprivoiser les TIC » .

Pour aller plus loin (méthodologie de l'enquête et nombreux chiffres et résultats ) :

– "Equipement technologique et diffusion des outils dans les collectivités locales bretonnes" , avec un portrait du paysage breton en termes de ressources TIC

– "Usages des TIC dans les communes bretonnes"

– "Usages des TIC des communes bretonnes avec leurs différents partenaires"

– "Les services aux citoyens offerts par les mairies bretonnes"

Les services aux citoyens offerts par les mairies bretonnes

Jocelyne Trémenbert — 2008-09-23T08:57:20Z

Cet article relate des services liés aux TIC offerts aux citoyens par les mairie bretonnes. Les résultats chiffrés présentés sont issus de l'exploitation de l'enquête M@rsouin 2007 « Communes et TIC ». Les résultats concernant les équipements TIC, les usages en interne des TIC et les relations numériques avec les différents partenaires ont déjà fait l'objet d'articles publiés également sur ce site [1].

Sommaire

Rappelons qu'outre la gestion de leur domaine communal, les mairies servent d'intermédiaires entre l'Etat et les citoyens, notamment pour certaines formalités administratives. Elles représentent l'un des moteurs du développement de l'administration électronique. Leurs champs d'intervention en matière de services aux citoyens liés aux TIC sont nombreux.

Dans notre enquête 2007, nous avons choisi de relever quelques indicateurs relatifs :

– à l'équipement du territoire en infrastructures,

– à l'accompagnement à travers les accès publics,

– aux échanges de mails entre mairies et administrés,

– et enfin à la présence sur le Web.

Si le fait d'échanger par mail avec les usagers ou d'avoir un site Web informatif n'entraînent pas forcément une refonte du système d'information des mairies, l'adoption d'un site Web enrichi en services interactifs confronte ces dernières à des mutations importantes. Aussi, nous verrons à travers divers chiffres que l'évolution en deux ans en matière de services n'est pas aussi rapide qu'on pourrait le penser et qu'elle reste très liée à la taille de la commune et à sa localisation. Notre portrait du Web public communal breton, en plus de la simple pénétration des sites Web, abordera les facteurs d'adoption, la gestion quotidienne, les contenus et fonctionnalités. Les télé-services actuellement déployés seront également abordés.

1. Favoriser l'accès

1.1. Un bon accès aux réseaux de télécommunications haut débit

Une collectivité territoriale peut intervenir pour permettre un bon accès aux réseaux de télécommunications haut débit. Elle peut être amenée à prendre en charge ou à subventionner l'infrastructure des zones non rentables aux yeux des opérateurs.

Dans notre enquête auprès des mairies de Bretagne, deux indicateurs concernent l'accès à des réseaux haut débit : le propre accès de la mairie au haut débit et la fréquence de plaintes émanant des administrés au sujet de leur connexion.

Côté mairies, comme nous l'avons déjà évoqué dans un précédent article [2] « toutes les communes de notre échantillon sont connectées à Internet, sauf une. L'évolution majeure s'est faite sur la connexion permanente : seules, en 2007, 1,5% des communes se contentent d'un accès à bas débit (contre 37% 2005) ». On va donc bien vers l'éradication des zones blanches en Bretagne.

Au-delà de cette problématique des zones blanches, on note toutefois une persistance de zones résiduelles où la connexion assurée n'est pas celle souhaitée. Ainsi, 1 commune sur 2 dans notre échantillon déclare recevoir des plaintes d'administrés qui estiment ne pas accéder correctement à l'ADSL / le haut débit (question D4 du questionnaire). Si ces réponses ne sont pas liées à la taille de la commune ou à la localisation (il n'y a pas de différences significatives entre les départements), elles sont toutefois liées à la zone comme le désigne le graphique qui suit.

1.2. Favoriser les accès publics

Comme le rappelle l'Association des Maires de France dans son article en ligne « Les enjeux des TIC pour les collectivités locales », l'un des axes principaux des collectivités territoriales est constitué de services en direction des citoyens-usagers, en particulier avec la dimension sociale de la sensibilisation des populations aux TIC. Il s'agit, le plus souvent de mettre à disposition des points publics d'accès à Internet.

D'après la phase 1 d'état des lieux du projet Cybercommunes [3] , la cartographie de l'implantation des points Cybercommunes en Bretagne témoignait en 2002 de « la réussite de couverture du territoire en points d'accès public (moins de 20 espaces sont annoncés à plus de 20km de leur plus proche voisin) ... sans garantir un égal accès ». On ne comptait néanmoins que 300 cybercommunes sur presque 1300 communes. La fin des emplois jeunes en 2003, qui ont largement participé au développement et au fonctionnement du réseau « Cybercommune », a conduit les municipalités à se repositionner. Aussi, dans notre enquête de 2007, 1 commune sur 2 déclare qu'il n'existe pas dans la commune de point(s) d'accès public(s) au multimédia pour la population que ce soit des PAPI, cybercommunes, EPN, EPM, locaux associatifs ou cyberbus. Les chiffres nous révèlent que les variables taille de la commune, département et adhésion à des projets TIC sont très liées à la présence d'un espace (voir graphique).

Ces disparités obtenues entre départements sont très étonnantes. Surtout que lors de l'évaluation de 2002, il y avait « peu de différences entre les quatre départements bretons et la taille de la commune intervenait peu dans son engagement dans le programme (notamment, les petites communes ont été aussi réactives que les grandes) ».

Est-ce lié à la structure de l'échantillon des répondants ? Il est pourtant représentatif en terme de nombre de communes par département (et même croisé par la tranche de population). Ces résultats seront à comparer au recensement actuel des espaces multimédias de Bretagne lancé par la Région Bretagne pour les 10 ans du projet Cybercommunes [4].

Au dernier trimestre 2007, 164 espaces sur un nombre estimé d'environ 250 ont répondu à un questionnaire supplémentaire adressé via le répondant à notre enquête mairie ou directement aux espaces connus. D'après Mickaël Le Mentec , qui en a fait l'exploitation, les résultats [5] font « état d'une participation très significative des espaces labellisés par un ou plusieurs labels régionaux, à hauteur de 57 %. Ceci montre bien la prédominance sur le territoire breton du dispositif et de l'intérêt que porte la région Bretagne aux politiques publiques en matière d'accès public à l'Internet. Les EPN ayant répondu à l'enquête sont en majorité intégrés aux bibliothèques/médiathèques ». Les espaces ouvrent majoritairement entre 10 à 20 heures par semaine, peu en soirée mais beaucoup le samedi. Dans 47% des cas, un seul animateur est présent. En termes de publics accueillis, ce sont les adolescents qui arrivent en premier, avec en seconde position les demandeurs d'emploi et en troisième les retraités. Ils entretiennent peu d'actions de coopération avec d'autres structures, si ce n'est pour un quart d'entre eux avec des associations locales ou avec les écoles / collèges / lycées.

2. Rendre des services via le Web

2.1. Echanger par courrier électronique avec les administrés

97% des mairies ont déclaré posséder (au moins) une adresse de courrier électronique pour les joindre. Mais qu'en est-il de l'usage de ce courriel ?.

Déjà, seulement 3 mairies équipées sur 4 répondent que l'adresse électronique figure sur le bulletin communal existant (78% en 2007 contre 71% en 2005). Concernant l'adresse du site, on notait déjà également en 2005 que 78% des communes avec adresse et site la précisaient sur leur bulletin.

Cela ne veut pas dire rappelons-le que cette adresse mail soit « valide ». En 2006, Renupi, observatoire des technologies de l'information sur la région Picardie, avait fait une expérience en envoyant un e-mail test : le taux de réponse obtenu était de 53% avec un temps de réponse allant de la journée (26%) à plus de 10 jours (17%). Surtout qu'en première étape du test, 21% des adresses étaient revenues avec les mentions « Undelivered Mail Returned to Sender » ou « Returned mail : User unknown », adresses recueillies pourtant à la fois lors de leur enquête et sur les sites Web des communes.

Pour les adresses ne figurant pas sur le bulletin, est-ce tout simplement par oubli ou pour ne pas engorger les boites de messageries ou devenir la proie de spams ?

Même si le courrier électronique reste un outil marginal de contact (par opposition au contact physique et au téléphone), son acheminement n'est pas aisé ensuite au sein de la mairie. Selon les configurations, le courriel est reçu au sein de la mairie sur cette boîte par :

– « un agent d'accueil », voire « tout le secrétariat »

– « le DGS » ou « secrétaire général »

– « la direction de la communication »

– « le maire »

– « les élus, adjoints »

– « le chargé des TIC »

– « le responsable informatique »

– « l'ensemble des agents ».

Souvent, ces catégories n'étaient pas déclarées comme réponse unique. Ainsi, une simple demande de renseignements pour refaire un papier administratif peut, dans certaines mairies, parvenir à la fois à l'agent d'accueil, au maire et aux élus. Pour d'autres communes, le courrier est centralisé puis dispatché aux bons interlocuteurs. Toutefois un courrier arrivé électroniquement n'est pas toujours dispatché par ce même moyen. Pendant les entretiens de pré-tests, certains DGS ont déclaré que les secrétaires d'accueil leur renvoyaient par mail tandis qu'elles en faisaient une copie papier au maire.

Nous n'avons pas questionné sur le mode de conservation des mails. Mais tous sont-ils conservés ? Est-ce fait de manière numérique ou papier, stocké par exemple dans un dossier général ou dans chaque dossier ?

1 commune sur 4 déclare recevoir des mails de ses administrés de façon hebdomadaire. Compte tenu de la prédominance de la taille comme facteur explicatif de la fréquence, les chiffres suivants sont plutôt à retenir : réception mensuelle pour 74% des communes de plus de 3500 habitants, 37% des communes de 1000 à 2000 habitants et 17% des communes de moins de 1000 habitants.

Quels types de courriers électroniques reçoivent-elles ? Même si certains documents ou formulaires ne se prêtent pas à la manière électronique, de nombreuses demandes ou déclarations pourraient ainsi être réalisées. Citons par exemple le cas rapporté de la personne qui le matin part travailler et préfère envoyer un mail pour annoncer qu'un panneau de signalisation est cassé plutôt que de tenter de joindre le standard. Cela peut aussi concerner les dénonciations de nuisances et autres plaintes, des demandes moins souvent assujetties à des formulaires (renseignement de la part d'une entreprise sur un administré, secours exceptionnel, publication de bans pour un mariage, permis de transfert de corps ...). Notons également que nous avons mesuré 2% de maries proposant une inscription à la restauration scolaire par mail.

De plus en plus, les politiques des mairies veulent que la réponse à un mail se fasse aussi par mail ... si cela est possible (« si le sujet s'y prête », « pour des réponses sans conséquences sinon on fait un courrier officiel ») ... et pour certaines mairies si « l'usager est identifié ». Elles sont 9 sur 10 à déclarer une réponse par mail. Par contre, elles ne sont plus que 7 sur 10 à déclarer l'envoi d'un courrier électronique accusant réception, ne serait-ce qu'occasionnellement, et 16% seulement, systématiquement.

2.2. Etre présent sur le Web

Une faible évolution quant à la présence des communes sur Internet à travers des sites Web et fortement liée à la taille.

En 2005, l'enquête fournissait un taux de 37% de communes équipées de leur propre site, c'est-à-dire non partagé avec l'intercommunalité. En 2007 le taux n'a guère évolué étant de 40%. Fin 2003, il était déjà de 35%.

Si on compte les sites partagés pour lesquels la commune se charge de la mise à jour du contenu des pages, on atteint une présence en ligne pour 44% des communes. Pour les communes restantes, toujours d'après l'enquête, avoir un site Web « pour une mairie de leur taille, et d'ici 2 ans » apparaît majoritairement comme un plus, en tout cas non « indispensable » mais tout de même pas « inutile ».

Le tableau qui suit précise la pénétration des sites Web (ou part de communes équipées) en fonction des différentes caractéristiques des communes testées [6] , seules les caractéristiques liées statistiquement [7] y sont indiquées. Tranches d'âge, que ce soit du maire, en moyenne des élus ou des agents, ne sont donc pas liées à la présence d'un site.

Tableau 1 - Part de communes dotées d'un site Web (propre ou partagé)

Moyenne

44%

DEPARTEMENT

Côtes d'Armor

30%

Finistère

65%

Ille et Vilaine

42%

Morbihan

46%

TAILLE

Moins de 1000 habitants

23%

1000 - 2000 habitants

46%

2000 - <5000 habitants

76%

5000 habitants et plus

95%

ZONE

Rurale

34%

Urbaine

83%

REVENUS

Tranche 1(—)

26%

Tranche 2 (-)

32%

Tranche 3 (+)

51%

Tranche 4 (++)

71%

TOURISME

Commune touristique

62%

Commune non touristique

38%

ADHERE A UN PROJET TIC

Oui

58%

Non

42%

RESSOURCES HUMAINES TIC

Oui

63%

Non

24%

ELEMENT MOTEUR TIC

Oui

50%

Non

32%

On peut constater sur ce tableau un effet taille évident. Les deux graphiques suivants mettent davantage en valeur la distorsion liée à la taille. En effet, le diagramme circulaire de droite représentant la répartition des communes avec un site Web propre, par tranche de taille, ne présente pas du tout les mêmes parts que celui de gauche représentant, lui, la répartition de l'ensemble des communes en Bretagne [8], toujours selon leur taille.

Ainsi, par exemple, 1 commune sur 2 a moins de 1000 habitants alors que moins d'1 sur 3 de cette tranche a un site Web. La corrélation avec la taille est déjà nette. Elle est même positive : plus la tranche de taille est importante, plus le nombre de communes équipées d'un site Web propre est fort. C'est ce que nous indique le tableau qui suit. On y lit également un effet que l'on pourrait nommer « taille spécifié », dans le sens où l'évolution en 2 ans observée par taille est très différente. En deux ans, ce sont les communes de 2000 à 5000 habitants qui se sont le plus tournées vers la création de sites (+12 points) alors que très peu de nouvelles plus petites communes ont investi à ce niveau. Il est assez normal de retrouver une plus faible évolution pour les « grandes communes » car beaucoup finalement étaient déjà équipées (plus de 8 sur 10).

Tableau 2 - Parts en 2005 et 2007 de communes équipées d'un site Web propre en fonction de leur taille

	Moins de 1000 habitants	1000 - 2000 habitants	2000 - <5000 habitants	5000 habitants et plus	Total

Enquête 2005

18%

40%

61%

83%

37%

Enquête 2007

19%

40%

73%

91%

40%

	+ 1 point	+ 0 point	+ 12 points	+ 8 points	+ 3 points

Autre facteur d'implantation de site, la présence, déclarée, de personnes intervenant au niveau de la mise en œuvre des TIC au sein de la mairie (agent dédié ou service informatique, investissement du DGS, du maire, d'un élu ...) .

Pour ces communes, 63% ont un site Web, soit 19 points d'écart à la moyenne observée. Notons également que l'implantation géographique est aussi reliée à l'adoption d'un site avec à la fois de grandes différences entre les départements et le caractère touristique. Les variables que nous venons d'évoquer forment avec les « revenus » de la commune, « toutes choses égales par ailleurs » les variables finalement les plus discriminantes de la présence sur Internet via un site Web [9].

La conception et les mises à jour des sites Web

Les sites Web ont, comme en 2005, majoritairement été développés par des prestataires extérieurs, même si, pour les petites communes, ce recours est peut-être plus difficile (pour des questions sûrement de moyens financiers mais aussi humains, manquant d'interlocuteur en interne pour gérer le dossier). Par contre, la gestion pour 1 site communal sur 2 se fait en interne par un employé ou un service informatique. Elle peut également être assurée par un élu (23% des sites), un animateur de point d'accès public (13%) ou un bénévole (6%).

L'interactivité des sites progresse dans le sens où 76% des sites reçoivent de nouvelles informations en moyenne tous les mois, contre 68% en 2005 [10]. Même si, comme le montre le graphique suivant, les répartitions de 2005 et 2007 sont très proches au niveau de l'ajout de nouvelles informations. 7% étaient et sont toujours [11] ce qu'on pourrait qualifier des « sites vitrines » .

Comme nous l'annoncions déjà en 2005, le site Web ne semble pas encore « perçu comme un support de communication majeur, engageant pour l'administration communale ». Il n'égalise pas encore le bulletin municipal, notamment sur la validation des informations rajoutées sur le site. Dans 35% des cas les informations sont directement insérées par la personne en charge du site, dans 64% il y a un regard du DGS, maire ou d'un élu.

Le copyright

Les mairies, à travers leurs sites web, jouent un rôle de producteurs de contenus, contenus susceptibles d'être repris par d'autres. Elles sont 10% (sur la base des communes avec site dans notre échantillon) à avoir reçu des demandes de réutilisation d'informations publiées par la commune, le plus souvent concernant des photos, des cartes, des logos et même des parties de textes ou de PV du conseil municipal. Les sites sont souvent « tous droits réservés », ils peuvent néanmoins avoir choisi des licences creative commons régissant les conditions de réutilisation. 19% déclarent autoriser explicitement les internautes à reprendre les informations du site, 3% y réfléchir.

Les fonctionnalités et les contenus

Cette année, nous n'avons pas recueilli comme lors de la précédente édition l'ensemble des contenus et outils qui pouvaient être présents sur un site. Ainsi, par exemple, nous n'avons pas mesuré le nombre de communes proposant des informations « touristiques » ou sur « l'environnement l'urbanisme et le logement », « l'économie, la finance » mais aussi sur la vie « culturelle et sportive », « sociale et scolaire ». Nous partions un peu du principe que finalement leurs présences discriminaient peu les sites (même si la manière d'exposer l'information est à prendre également en compte).

Nous nous sommes focalisés sur des contenus, ou outils, à caractère interactif, ceux qui sont présentés dans le tableau qui suit [12]. Les évolutions depuis 2005 sont relativement faibles (hormis l'usage ou plutôt la proposition de listes de diffusion d'informations).

	2007	2005

Agenda

80%

"Mairie pratique" (contacts, adresse, horaires ...)

97%

Informations sur les appels d'offres de marchés publics

29%

21%

Ordre du jour du prochain conseil municipal

35%

Forums de discussion sur la politique municipale

Possibilité de poser des questions aux élus

19%

20%

Mise en ligne des questions les plus posées

Liste de diffusion d'informations

21%

Cartes, SIG en ligne

17%

Syndication avec d'autres sites (flux RSS, titres d'articles publiés provenant d'autres sites)

Journal municipal consultable ou téléchargeable

58%

53%

Journal municipal par newsletter

10%

Si sur les sites on est quasiment sûr d'y trouver des informations comme l'adresse, les horaires, les contacts, voire un « agenda », il n'en est pas de même pour une version numérique du journal municipal (58% des sites) et encore moins pour l'ordre du jour du prochain conseil municipal (35%) pourtant ouvert à tout administré.

Si l'on se place dans le registre de l'e-démocratie, ou plus précisément du débat public (direct) sous forme électronique, les canaux sont rares avec 19% de sites donnant la possibilité de poser des questions aux élus et 3% de sites ayant des forums de discussion sur la politique municipale. La dématérialisation des marchés publics n'est pas non plus très avancée comme énoncé dans le précédent article (« Usages des TIC des communes bretonnes avec leurs différents partenaires »). Même les informations sur les appels d'offres de marchés publics ne figurent que pour 29% des sites. Pourtant la consultation en ligne de l'appel à concurrence ne constitue que la toute première étape d'un long processus.

Côté outils, la pénétration n'est pas non plus très forte. Ainsi, 21% des sites proposent de s'inscrire à des listes de diffusion d'informations : pour diffuser par exemple les actualités, les événements, les expositions ... ou encore le bulletin (10% des cas). 17% des sites se disent enrichis de cartes ou Systèmes d'Information Géographique (SIG) en ligne. Il arrive assez souvent qu'on retrouve sur les sites Web communaux des liens vers d'autres sites partenaires mais il est rare (mesure de 9% des sites) qu'il y ait derrière tout un système de syndication ou flux RSS. Pourtant ces derniers permettent facilement d'obtenir les mises à jour d'informations dont la nature change fréquemment.

De la simple information en ligne aux téléservices pour les papiers administratifs

D'après une étude menée par la Commission européenne sur les services publics en ligne de ses membres, « la France figure dans le peloton de tête » [13]. 7 000 demandes d'actes de naissance seraient faites chaque jour sur le Web, 1,25 million de Français ont transmis leurs nouvelles coordonnées aux organismes publics, comme le Trésor public ou la Sécurité sociale, par Internet. En 2007, près d'un Français sur deux avait utilisé les services publics en ligne.

Toutefois, cela ne signifie pas pour autant que la totalité des communes propose une administration numérique au service des citoyens. La mise en place de téléservices pour les papiers administratifs implique pour une commune une réorganisation importante de ses processus internes. Elle nécessite en particulier une bonne articulation entre bases de données et site Web. Surtout que souvent, pendant un certain temps, la gestion est double, à la fois papier et électronique.

Aussi, peu de communes ont entièrement dématérialisé leurs processus et comme nous pouvons le constater ci-dessous les comportements des communes diffèrent grandement, la taille de la commune y jouant un rôle évident.

Concernant les actes d'Etat Civil, 26% des communes seulement donnent des informations en ligne à leurs administrés (et aux autres citoyens). 3% en ont l'intention.

Tableau 3 - présence de renseignements concernant les démarches administratives sur les sites Web communaux

	en % des communes	en % des communes dotées d'un site

Informations concernant les actes d'Etat Civil

Oui

26%

58%

Non mais en projet 2008

Non

73%

35%

Informations concernant les documents d'identité

Oui

20%

45%

Non mais en projet 2008

Non

78%

50%

Diverses formes cohabitent [14] pour fournir des informations. 35% (des communes avec site) déclarent donner de simples informations sur leur site Web pour aider le citoyen à refaire des actes de naissance, de mariage ou de décès. Un comportement n'excluant pas les autres, 31% précisent des liens vers des sites publics, notamment le site service-public.fr. 16% proposent au citoyen de faire ses demandes en ligne.13% rediffusent par co-marquage le guide des droits et démarches de service-public.fr en le complétant si besoin par des informations locales (coordonnées d'organismes, téléservices locaux ...).13% aussi donnent la possibilité de télécharger des formulaires. 3% suivent la demande en ligne.

Quant aux documents d'identité du type passeport, carte nationale d'identité, les mesures relevées sont du même ordre d'idée (avec un pourcentage de sites moins élevé).

1 site Web sur 10 proposerait également le téléchargement d'autres demandes en ligne concernant des démarches du type demande de permis de construire, déclaration de travaux, dérogation scolaire, inscription sur liste électorale, inscription à la cantine, demande de subvention ou location de salles.

Conclusion

La mairie, en particulier dans les petites communes, reste le point principal d'accès à toutes les administrations. Les services rendus aux administrés y sont nombreux. La voie électronique n'en est qu'à ses débuts et demande du temps notamment pour réorganiser les services.

Si des communes de taille importante en sont déjà aux télé-procédures administratives, pour d'autres communes , la priorité n'est pas à encore à l'administration électronique, jugeant par exemple les sites Web comme « un plus » et les courriers électroniques un mode marginal de contact.

[1] Les caractéristiques des 476 mairies ayant répondu à l'enquête sont présentées dans l'article : « Equipement technologique et diffusion des outils dans les collectivités locales bretonnes ».

[2] Voir l'article « Equipement technologique et diffusion des outils dans les collectivités locales bretonnes »

[3] Voir le rapport final sur le site de M@rsouin

[4] Actuellement, la Région publie sur Internet une base de données des cybercommunes ainsi qu'une carte (http://www.bretagne20.fr/?q=node/161).

[5] Voir la présentation au GDR-TIC de Mickaël Le Mentec, doctorant en sciences de l'éducation : http://gdrtics.u-paris10.fr/pdf/doctoriales/2008/LEMENTEC.pdf

[6] Voir l'article « Equipement technologique et diffusion des outils dans les collectivités locales bretonnes »

[7] Test réalisé à l'aide du test d'indépendance du Khi-deux.

[8] données du dernier recensement de la population de l'INSEE de 1999, exploitation principale au lieu de résidence

[9] Résultats d'une analyse économétrique basée sur une régression logistique à réponse dichotomique ou régression logistique simple.

[10] Un test statistique sur les proportions révèle une différence significative au seuil de 5%.

[11] Notons que par construction de l'échantillon ce ne sont pas forcément les mêmes sites.

[12] Les chiffres pour certains contenus ne sont pas comparés pour des raisons de libellés. « Mairie pratique » pouvait être compris dans différents labels : « Contacts eMail (élus, services) », « organigramme des élus et des services ». « Ordre du jour » et non « compte-rendu ».

[13] information reprise du site 01net : « La France distinguée pour ses services administratifs en ligne »

[14] Les chiffres qui suivent sont issus des déclarations des répondants et non de recensement.

Questionnaire Communes 2007

Emilie Huiban — 2008-09-01T09:54:00Z

- Publications / Données d'enquêtes, Enquête Communes 2007

Usages des TIC des communes bretonnes avec leurs différents partenaires

Jocelyne Trémenbert — 2008-07-01T09:35:09Z

Cet article propose une approche des usages des TIC des communes bretonnes cette fois-ci à travers leurs relations avec l'extérieur (faisant suite aux articles sur les usages en interne et l'équipement). Y sont abordées les différentes relations avec les partenaires d'une mairie et la place des échanges numériques. Le cas des appels d'offres, relations entre la mairie et ses fournisseurs, y est notamment évoqué. Enfin, en dernière partie nous y étudions certains facteurs expliquant une plus forte diversité des « relations numériques ».

Sommaire

En 2005, nous avions déjà constaté que les communes étaient nombreuses à utiliser le Web en tant que source d'informations. Elles se rendaient sur les sites publics nationaux, régionaux, sur des sites de conseil juridique. Pour cette troisième édition de notre baromètre auprès des mairies, nous avons souhaité aborder par mode les relations avec les différents partenaires. Certaines communes sont encore au mode papier (fax, courrier postal, navette), téléphonique ou face à face, alors que d'autres envoient des courriers électroniques ou se connectent sur les sites Web. Les usages des TIC étant encore en 2007 davantage liés au partage d'informations qu'au travail collaboratif.

Les « relations numériques » avec les partenaires

Nombreux sont les partenaires d'une mairie, des services centraux de l'Etat, aux fournisseurs en passant par les services déconcentrés, autres collectivités locales, partenaires privés, partenaires associatifs ... Le tableau suivant reprend un certain nombre de partenaires, précise la nature des différents échanges ou procédures et fournit un rang numérique. Ce dernier est établi à partir du taux de communes ayant déclaré dans l'enquête [1] avoir des échanges numériques avec l'entité, via des échanges de courriers électroniques ou via un site Web.

Type de relations

Nature de la relation

Rang numérique

Avec les autres sites de la mairie

Gestion des services publics locaux

Avec les associations de la commune

Animation de la vie sociale, sportive et culturelle

Avec son intercommunalité

Informations et débats liés à l'intercommunalité (budget, élaboration d'une réflexion commune...)

Avec le Trésor Public

Transmissions des opérations budgétaires et financières (mandats, titres, budget)

Avec la Direction Départementale de l'Equipement

Demandes de renseignements d'urbanisme, déclarations de début et de fin de travaux, accès aux systèmes d'information géographique

Avec l'INSEE

Recensement de la population française

Avec le centre de gestion

Gestion des ressources humaines

Avec d'autres mairies

Demandes d'informations

Avec d'autres établissements parapublics

Déclarations URSSAF, demandes d'aide sociale, inscription à l'ANPE dans les communes rurales, suivi des dossiers d'insertion (RMI) , règlements des prestations (emploi jeune, CES) ...

Avec la Préfecture

Contrôle de légalité et courriers avec les services

Avec le Conseil Général

Demande de subventions et dossiers d'aide sociale légale

Avec des établissements financiers

Gestion des emprunts (avis d'échéance) et de l'information bancaire (trésorerie, dossier de prêts)

Avec des entreprises

Marchés publics

En tête viennent les échanges avec l'intercommunalité avec 80% de mairies indiquant une « relation numérique » . Ce n'est pas très étonnant dans le sens où, pour rappel, 98% des communes bretonnes appartiennent à une structure intercommunale et dans l'enquête 46% déclarent que leur intercommunalité a mis en place des projets liés aux TIC.

En seconde position on trouve le centre de gestion avec 70% des réponses. Il faut dire que le principal atout du centre de gestion pour les collectivités est de réunir un pôle de compétences juridiques, techniques et médico-sociales. Gérant à la fois la documentation, l'emploi, les carrières, l'organisation des concours et même pour certaines communes la paie, le remplacement, la prévention, l'assurance groupe, le lien avec la CNRACL, ce dernier s'affirme en cela, selon le centre de gestion des collectivités d'Ille et Vilaine, comme « le partenaire-personnel ».

Les mairies en tant qu'employeurs sont aussi amenées à faire elle-même ou à travers leur mandataire (expert-comptable, centre et association de gestion agréés) les déclarations de cotisations. 64% font leurs déclarations de cotisations URSSAF en ligne, 3% déclarent s'y mettre bientôt ; pour la DADS-U, Déclaration Automatisée des Données Sociales Unifiée, déclaration des rémunérations annuelles des salariés sous forme simplifiée, elles sont 81% en ligne , 3% ont également l'intention.

Instruisant, finançant les opérations de logements aidés par l'Etat, les aides à l'amélioration de l'habitat et la rénovation urbaine, informant les collectivités des règles qui s'appliquent à leur territoire, définissant et portant la politique locale de sécurité routière et de transports, en charge de la prévention des risques et de l'environnement, la Direction Départementale de l'Équipement est un interlocuteur de choix pour les mairies. De la simple demande de renseignements d'urbanisme, à la demande de permis de construire en passant par les déclarations de début et fin de travaux, les échanges sont nombreux. Aussi une mairie sur deux fait ses demandes en ligne (53%) mais cette proportion chute légèrement (31%) quand il s'agit de transmettre des actes aussi en ligne.

Les échanges concernent souvent des grands formats (plans) et elles sont alors nombreuses à avancer que l'usage du numérique est alors très pratique. 23% déclarent la numérisation faite par les services du cadastre (la mise à jour devant alors être assumée par la commune). Pour 26% cela a été pris en charge au niveau de l'intercommunalité. Un tiers l'ont fait de leur propre chef, sûrement en passant par un prestataire. Ces plans numérisés et même souvent vectorisés leur permettent alors de travailler à la parcelle et sont souvent enrichis d'informations sur les différents réseaux (EDF, eau, assainissement, téléphone, schéma éolien ...). Les nombreuses couches peuvent entretenir des relations entre elles, être croisées, interrogées... et sont liées à des flux de données. Constatons néanmoins que les communes jouent souvent le rôle de consommateurs d'informations plutôt que créateurs, surtout qu'elles sont nombreuses à ne pas profiter de toutes les informations offertes par leur SIG, une bonne utilisation demandant une pratique très régulière.

Restent 21% des communes qui déclarent travailler encore avec du format papier. Pour 73% la numérisation est espérée alors que pour 8% elle est attendue avec appréhension (plus 10% d'indifférents et 10% qui ne se prononcent pas).

Les échanges entre les mairies et le Trésor Public, sont en pleine évolution, notamment suite à l'arrivée de l'application Hélios, refondant les applications informatiques de la gestion du secteur public local en une application unique. Le système de gestion informatique s'en trouve modernisé, « en rénovant non seulement le service comptable de base mais aussi en proposant des services innovants à ses partenaires ». « Les « plus » escomptés sont :

la possibilité, pour le Trésor public, de proposer des services mieux adaptés aux besoins spécifiques de chaque collectivité ou établissement public local ;

des avancées notables dans la voie de la dématérialisation des titres de recette, des mandats de paiement et des pièces justificatives ;

la généralisation des moyens modernes de paiement (prélèvement ou TIP, paiement par Internet) pour le recouvrement des recettes locales ;

la possibilité donnée aux ordonnateurs de consulter via Internet, en mode sécurisé, les informations budgétaires, financières et comptables détenues pour leur compte par leur comptable du Trésor public [2] ».

Ainsi, Hélios permet donc d'échanger les écritures comptables, de paye, de facturation ... Mais en plus, il fournit également des services liés à la dématérialisation, c'est-à-dire l'envoi par voie électronique (via Internet) à la Trésorerie des bordereaux, titres de recette et mandats de paiement (signés électroniquement) et des pièces justificatives (factures, bulletins de paye...). Les documents transmis ainsi sont conformes à l'arrêté ou la délibération, signés électroniquement pour en garantir l'intégrité et en certifier le caractère exécutoire.

Seulement, 57% des communes de notre échantillon échangent encore par papier. Il faut dire que le déploiement d'Hélios n'est pas encore terminé, certaines trésoreries n'étant pas encore prêtes. 63% de ces communes déclarent que les échanges entre ordonnateurs et comptables ne sont pas dématérialisés car leur trésorerie ne le propose pas actuellement (dont 18% qui précisent que c'est en-cours). Le diagramme circulaire qui suit nous informe d'ailleurs quant à leur position vis-à-vis de ce nouveau système.

Nous verrons par la suite que la numérisation des plans cadastraux par exemple est de loin davantage attendue, atteignant les 73% de réponses « espérée ».

Les mairies échangent peu entre elles par voie numérique, que ce soit pour des renseignements liés à l'Etat Civil, pour des partages d'expérience ... une sur trois d'après les résultats de l'enquête. L'utilisation du fax est encore prépondérante, surtout que souvent les documents échangés sont à la base papier et non numérisés. Elles sont également seulement une sur trois à échanger avec les associations de la commune par ce biais. Pourtant, comme nous l'a précisé un adjoint, leur rôle est aussi d'aider les associations à venir sur Internet.

Ce n'est qu'en neuvième position qu'apparaissent les échanges avec les autres sites de la mairie (locaux techniques, CCAS, crèches, écoles, offices du tourisme, campings municipaux ...). C'est sûrement lié au fait que les agents techniques sont peu utilisateurs d'Internet, c'est souvent le responsable qui y a accès (voir l'article précédent sur les usages en interne ). Pourtant recevoir par mail (ou sur des espaces partagés, un Intranet ...) des informations du type plannings, tableaux comparatifs des offres des fournisseurs, pourrait s'avérer intéressant pour ces derniers.

– L'INSEE, la Préfecture et le Conseil Général arrivent en fin de peloton en matière « d'échanges numériques ». Ces partenaires sont récemment allés vers les mairies pour leur proposer de nouveaux services liés à la dématérialisation. Certaines mairies y ont déjà souscrit : 13% échangent numériquement parlant avec l'INSEE, 8% avec la Préfecture et 8% avec le Conseil Général. Ainsi pour l'INSEE, les communes tiennent à jour une base de recensement avec les radiations suite à des décès. Cette base est papier « pour les signatures et pour les personnes âgées ». Les communes pourtant préfèrent majoritairement l'envoyer encore par courrier. Il en est de même des listes de recensement pour la Préfecture et de tous les actes liés au Contrôle de la Légalité. Pourtant, selon la Caisse des Dépôts et Consignations, « l'application permet aux agents et élus de transmettre leurs actes (délibérations, arrêtés...) à leur préfecture et de recevoir automatiquement un accusé de réception électronique ayant valeur légale. Cela simplifie et optimise les transmissions des divers documents soumis au contrôle de légalité et permet aux agents de se concentrer sur le contrôle plus que sur le classement des courriers réceptionnés ».

Le cas des marchés publics

Les relations entre les communes et leurs fournisseurs demandent un paragraphe à elles-seules tellement l'évolution en matière de dématérialisation y est forte. Dès qu'une mairie souhaite réaliser un projet d'équipement pour la ville ou acheter une fourniture ou un service, il s'agit d'un marché public. Ces achats ont un statut particulier et sont régis par le code des marchés publics. Depuis le 1er janvier 2005, les collectivités territoriales, et en particulier les communes doivent se donner les moyens d'accepter les réponses électroniques aux appels d'offres supérieurs à 230 000 euros (procédures dites formalisées) comme l'exige le décret publié en 2002.

Comme le montre le camembert suivant, les communes de notre enquête passent en fait peu de marchés publics (la répartition était sensiblement la même lors de notre précédente édition en 2005).

Elles sont également peu nombreuses (31%) à dématérialiser la remise des offres comme l'indique le tableau suivant. Pour comparaison cependant, elles n'étaient que 22% en 2005 à avoir laissé la possibilité aux entreprises de remettre leurs offres électroniquement pour au moins un de leurs marchés.

Pour combien de marchés la remise des offres pouvait se faire de manière électronique ?

pourcentage

pas de marché

18%

aucun

52%

moins de la moitié des marchés

17%

la moitié ou plus des marchés

Tous les marchés

11%

Notons également que les réponses électroniques ne constituent qu'une partie de la démarche d'achat public, et les communes pourraient choisir d'aller au-delà de l'obligation légale en dématérialisant l'ensemble des étapes de l'achat. Si l'appel à la concurrence a davantage tendance a être dématérialisé (par exemple en publiant les informations sur le site Web de la commune), les relations numériques en aval, à partir de la notification, sont très rares, et ce que la procédure soit formalisée ou non.

Appel à la concurrence (avis, consultation des dossiers ...)

16%

12%

30%

28%

Choix de l'offre retenue (enchères)

Notification d'attribution du marché

Conclusion de l'achat (contrat ...)

Relations ultérieures (recettes, facturation, paiements ...)

23% des communes déclarent utiliser une solution de gestion dématérialisée des appels d'offres, contre 16% en 2005. Ces solutions peuvent être propres à la commune ou mutualisées au niveau de l'intercommunalité, de la région (plateforme Mégalis) ou nationale (la plus connue étant achat-public.com).

Enfin, les faits sont là : ce sont les communes de taille importante, souvent urbaines et plutôt riches, qui ont passé le plus de marchés publics en 2007 et qui sont les plus nombreuses à dématérialiser. Bien sûr, niveau d'équipement et usages TIC (en interne et avec d'autres partenaires) sont aussi fortement liés, d'un point de vue statistique, au niveau de dématérialisation des achats publics.

Les déterminants du nombre d'usages numériques avec les partenaires

Maintenant que les différents usages numériques mesurés dans l'enquête sont posés, il est intéressant de chercher parmi les caractéristiques des communes quelles sont celles qui sont liées au développement des usages.

De la même façon que ce qui a été exposé dans le précédent article, l'ensemble des informations d'usages avec les partenaires a été agrégé sous la forme d'un score d'usages. Ce score correspond à la somme des indicatrices d'usages avec les différents partenaires. Plus la commune a des relations numériques, plus il sera important. Par la suite, les communes répondantes sont regroupées en 3 catégories : celles qui ont des usages faibles / moyens ou forts.

Le graphique ci-dessous reprend les caractéristiques liées [3] à ce score. Pour chaque modalité de chaque caractéristique il donne la répartition entre ces trois catégories. Ainsi, par exemple, parmi les communes de 5000 habitants est plus, les deux tiers (68%) sont des communes échangeant beaucoup (avec plus de 8 partenaires) par dématérialisation. Si la taille importait peu, cette proportion serait proche du tiers d'après la construction du score en trois groupe.

Par ailleurs, en effectuant une régression logistique ordinale [4] sur la variable score d'usages, on obtient que la taille de la commune, la tranche d'âge du maire et la présence de ressources humaines et d'élément moteur TIC sont les variables les plus déterminantes. Il est intéressant à ce niveau de rappeler que les tranches d'âge des élus et du personnel étaient légèrement liées au score d'usages en interne alors que la tranche d'âge du maire ne l'était pas. L'âge du maire a davantage d'implication quand il s'agit des relations externes.

Conclusion :

Ce panorama de la dématérialisation montre la diversité une fois de plus des communes face à l'usage des TIC, cette fois-ci vis à vis de leurs différents partenaires. Si certains usages numériques ne sont pas encore vraiment répandus, comme le contrôle de la légalité ou les marchés publics demandant une très forte réorganisation des processus, les communes se servent facilement de la messagerie électronique pour échanger avec leur intercommunalité ou la DDE pour de simples renseignements. Pourtant, la dématérialisation des marchés publics semble connaître une maturité très avancée tandis que, nous verrons dans le prochain article sur les usages envers les administrés, le développement d'une e-administration locale est plus lent. Cela vient sûrement du fait que à ce niveau les choix de services sont encore laissés à la libre discrétion des collectivités locales.

Ces avancées dans la e-gouvernance, comme de nombreux secrétaires généraux nous l'ont rapporté, demandent de la part des agents de conserver par exemple de nombreux identifiants et mots de passe confidentiels tous très différents. L'authentification de la signature est aussi souvent compliquée à gérer, sans compter d'autres freins comme les questions financières, les difficultés techniques et de compatibilité de logiciels, les problèmes de sécurisation ... ou tout simplement un personnel pas forcément favorable au changement. Enfin, nous souhaiterions rapporter la vision d'un secrétaire général rencontré en cours de phase de pré-test. Cette vision est sûrement partagée par un nombre éloquent d'autres secrétaires. « Certains partenaires (services centraux de l'Etat , services déconcentrés) demandent de plus en plus de rapports, de mandent la mise en place de protocoles d'échanges numériques ... à la limite des attributions et sans contrepartie. Ces demandeurs ont un intérêt, tandis que par exemple, quand le service en mairie n'est pas structuré (du genre une seule personne pour plusieurs domaines (Etat-Civil, Urbanisme)), c'est souvent coûteux en temps. Il faut savoir que l'Etat ne détache pas de personnel pour ces nouvelles demandes. Si il n'y a finalement pas double saisie, pourquoi pas, cela peut se faire. Sinon, les communes attendent l'obligation. Nous avons par exemple un poste actuellement non relié à Internet, il est pourtant utilisé. [... ] ».

Finalement les secrétaires généraux en ont une vision d'un nouveau mode de contrôle permettant de « mettre des pénalités de retard, surtout qu'avant les délais étaient mutuels et maintenant ils ne sont qu'attribués aux mairies ».

[1] La méthodologie d'enquête est assez similaire à celle de la seconde édition du baromètre exposée dans l'article « Exposé sur la méthodologie de l'enquête auprès des "Communes" ». Les légères différences sont exposées dans l'article sur l'équipement.

[2] « Hélios - Le projet informatique du Trésor public dédié au secteur local », Bercy au service des collectivités locales, Ministère de l'Economie, de l'Industrie et de l'Emploi.

[3] Test du Khi-deux avec seuil à 10%

[4] technique d'économétrie qui permet à l'aide d'une modélisation d'examiner de façon simultanée des caractéristiques tout en les contrôlant les unes par rapport aux autres, soit une situation « toutes choses égales par ailleurs ».

Usage des TIC dans les communes. Enquête 2007.

Jocelyne Trémenbert — 2008-06-20T15:02:04Z

Cet article présente les résultats quantitatifs obtenus sur les usages des TIC dans les mairies bretonnes « en interne ». Ils sont issus du traitement de la troisième édition du baromètre M@rsouin « Communes et TIC », menée fin 2007, et font suite au précédent article sur les équipements.

Après un état des lieux de l'utilisation de diverses technologies, nous montrons que si le niveau d'usage, ou plutôt le type d'appropriation des TIC, est fortement lié à la taille de la commune, d'autres facteurs jouent au moins autant, comme la localisation géographique (zone urbaine / locale et tourisme) et les ressources disponibles (économiques, humaines).

Sommaire

Introduction.

Dans ce premier article sur les usages, nous nous focaliserons sur la manière dont les technologies numériques sont utilisées pour effectuer les tâches quotidiennes dans le lieu physique de la mairie (usages « en interne »).

D'autres articles relatant des usages paraîtront par la suite, notamment sur ses usages avec ses administrés et les relations numériques avec les différents partenaires qu'une mairie peut avoir (services centraux de l'Etat, services déconcentrés, autres collectivités locales, partenaires privés, partenaires associatifs, fournisseurs ...)

Pour chaque usage, nous tenterons de répondre aux points suivants :

– combien de mairies le déclarent comme habituel ?

– qui, au sein des mairies, s'est approprié cet usage ? (même si cette appropriation n'est pas mesurée de manière qualitative mais quantifiée simplement par une proportion d'utilisateurs),

– la taille de la mairie joue-t-elle un rôle dans cette appropriation ?

– quels autres facteurs peuvent influencer le niveau d'usage et les usages ?

Si presque toutes les mairies ayant répondu à l'enquête [1] sont connectées à Internet de façon permanente, la disparité est plus forte au regard des usages. Certes, les mairies bretonnes tirent de mieux en mieux parti des fonctionnalités basiques d'Internet (courriel, Web en tant que lieu d'information), mais cela ne signifie pas pour autant qu'en interne elles déploient une palette d'outils assurant une bonne coordination. Nous allons constater également que ce déploiement n'est pas le même pour toutes les catégories de personnel travaillant au sein d'une mairie (directeur général des services, agents administratifs, agents techniques...)

Une très forte disparité dans les proportions d'usage d'Internet selon les catégories de personnel.

À première vue, on peut penser qu'on assiste à une forte pénétration au niveau usage des technologies numériques au sein des mairies bretonnes : 88 % déclarent que tous leurs agents administratifs utilisent Internet pour leur activité (contre seulement 11% où seulement une part du personnel administratif l'utilise et 1% aucun usage).

À la lecture du diagramme circulaire qui suit, on constate cependant que, pour les agents techniques, les proportions d'utilisateurs ne sont plus du tout du même ordre.

Si l'on comprend bien que les agents techniques ne sont pas en permanence derrière un ordinateur, certains outils nomades pourraient, par exemple, les affranchir des contraintes fastidieuses liées aux fréquents allers-retours à la mairie, à la gestion des documents papiers, à la gestion de leur temps... Quelques communes pionnières mettent en place des applications pour leurs techniciens. Voici quelques exemples d'usages innovants relevés en la matière :

– utilisation de la messagerie professionnelle en mobilité,

– accessibilité en mobilité du système d'information géographique aux agents intervenant dans des projets d'aménagement urbain,

– suivi des camions de propreté,

– gestion en temps réel des tournées d'aide à domicile d'agents dédiés,

– gestion des droits d'emplacement sur les marchés assurée à l'aide d'un ordinateur de poche et une imprimante portable,

– automatisation du relevé des présences en milieu scolaire à l'aide d'un pocket PC et d'une connexion 3G.

L'usage d'Internet n'est pas non plus fortement répandu parmi les adjoints : 46% des mairies déclarent qu'aucun adjoint n'est utilisateur d'Internet dans leurs missions pour la commune. À l'opposé, 7% seulement indiquent que la totalité des adjoints sont utilisateurs. Rappelons (voir premier article sur les équipements) qu'un maire sur deux est utilisateur d'Internet que ce soit chez lui, à la mairie ou ailleurs.

L'e-mail, support de diffusion marginal de l'information en interne.

Même si, comme nous venons de le voir, ce sont les services administratifs qui profitent le plus d'Internet, finalement ils communiquent peu entre eux par courrier électronique. Bien sûr cet usage d'Internet n'est concevable que lorsqu'il y a au moins deux agents administratifs (soit 85% de l'échantillon). Mais seulement 23 % des communes dans ce cas partagent régulièrement leurs informations par courrier électronique, 16 % occasionnellement... et donc presque deux mairies sur trois jamais (61%)

L'usage de l'e-mail par les services administratifs vers les adjoints est lui aussi marginal. 33% se servent d'une adresse électronique pour au moins un adjoint (5% pour la totalité). 29% des maires utilisent les mails pour communiquer sur les dossiers de la mairie (18 % régulièrement).

Ainsi, les documents préparatoires aux réunions du conseil municipal sont peu diffusés de manière électronique. On note même que les proportions exposées dans le graphique suivant sont sensiblement identiques à celles de la précédente édition datant d'il y a deux ans !

Les répondants évoquent différentes raisons :

– tous les adjoints n'ont pas de boîte électronique, qui plus est, elle, si ils en ont une, n'est pas forcément encore valable (certains se servent de celle de leurs enfants, mais le jour où ils quittent le domicile ...)

– on n'est pas sûr de la bonne réception du dossier car certains ne lisent pas régulièrement leurs mails

les dossiers échangés comportent des informations confidentielles qui ne s'y prêtent pas.

La version numérique n'est pas du tout ancrée dans leurs habitudes. Pourtant certains y voient des avantages techniques comme la possibilité d'enrichir avec des hyperliens, d'y inclure d'autres médias (images, sons, vidéo) ou encore d'effectuer des recherches dans le corps du document mais aussi la possibilité pour les adjoints qui ne connaissent pas un sujet d'être renvoyés vers de l'information supplémentaire.

Une mise en commun de l'information à peine ébauchée.

Nombreux sont les outils ou moyens qui pourraient permettre aux agents (et adjoints) de partager de l'information :

– la visio-conférence qui permet à des interlocuteurs éloignés de transmettre la parole et l'image,

– les wikis, systèmes de gestion de contenu de site web qui facilitent l'écriture collaborative de documents avec un minimum de contraintes,

– les workflows qui organisent les processus de fonctionnement et leur mise en œuvre via la modélisation des procédures de travail,

– les listes de diffusion permettant le publipostage d'informations à un grand nombre d'utilisateurs possédant une adresse courriel...

Pour ne rester que sur des outils simples, les mairies ne sont que 9% à utiliser des agendas partagés, systèmes d'agendas informatisés, où, par exemple, le DGS peut avoir accès aux disponibilités d'adjoints et sélectionner des dates de réunion automatiquement.

Une mairie sur quatre se sert d'un espace de travail collaboratif ou intranet pour y stocker des annuaires, des bases de données.

Les intentions d'usage de ces outils ne sont pas non plus flagrantes, elles ne concernent que 6% des communes.

Des réunions où l'on n'utilise pas les avantages du numérique.

Les maires, adjoints et secrétaires de mairie sont peu à déclarer faire des présentations assistées par ordinateur du type diaporamas, lors de réunions de commission, de conseil... Selon le diagramme suivant, 24% des DGS ou secrétaires généraux, 13% des maires et dans 16% des communes au moins un des adjoints ne serait-ce qu'occasionnellement.

Au delà du constat, peut-on expliquer ces usages relativement limités ?

Un effet taille important mais d'autres déterminants à ne pas négliger.

Le graphique ci-dessous reprend les résultats d'usage évoqués ci-dessus mais selon la taille des communes.

À la simple lecture du graphique (et c'est démontré statistiquement à l'aide d'un test d'indépendance du khi-deux), on constate la présence d'un effet taille. Ainsi, par exemple, pour presque tous les « outils » observés, et toutes les catégories de personnel, le taux d'utilisation pour les communes de plus de 3500 habitants (et même de plus de 2000 habitants) est nettement supérieur au taux moyen observé [2].

On remarque également que plus l'outil sert à se coordonner, plus l'écart à la moyenne se creuse. C'est le cas des taux d'utilisation d'un diaporama, d'agendas partagés mais aussi d'Internet pour les agents techniques, du courrier électronique entre agents administratifs ou entre agents et adjoints.

Il serait long de présenter tous ces usages pour toutes les caractéristiques des communes déjà évoquées dans l'article précédent qui présentait un profil du paysage communal breton. Pour rappel, il s'agissait de caractéristiques ayant trait à la localisation, l'environnement économique, les ressources humaines et les ressources en matière de TIC.

Nous avons donc choisi d'agréger l'ensemble des informations d'usages internes en les présentant sous la forme d'un score d'usage qui permet de répartir par la suite les communes répondantes en 3 catégories : celles qui ont des usages « internes » faibles / moyens ou forts. Ce score correspond à la somme des indicatrices d'usages et ce gradué et pour les différentes catégories de personnel. Plus il est important, plus la mairie déploie une palette d'outils lui permettant de se coordonner.

Le tableau ci-dessous nous précise alors les déterminants de l'usage interne. Pour chaque spécificité il donne la répartition des communes entre les 3 classes. Par exemple, si on se place sur l'ensemble des communes rurales, 41% sont des communes à usages faibles tandis que seulement 21% sont à usages forts.

	Usages faibles	Usages moyens	Usages forts

TAILLE

Moins de 1000 habitants

50%

36%

14%

1000 - 2000 habitants

29%

44%

27%

2000 - <5000 habitants

29%

62%

5000 habitants et plus

93%

ZONE

Rurale

41%

38%

21%

Urbaine

29%

65%

REVENUS

Tranche 1

51%

33%

16%

Tranche 2

36%

42%

21%

Tranche 3

32%

34%

Tranche 4

13%

35%

53%

TOURISME

Commune touristique

18%

36%

46%

Commune non touristique

39%

37%

25%

ADHÈRE À UN PROJET TIC

Oui

14%

33%

54%

Non

37%

36%

27%

RESSOURCES HUMAINES (en matière de TIC)

Oui

19%

36%

45%

Non

50%

36%

14%

ÉLÉMENT MOTEUR TIC

Oui

26%

37%

36%

Non

52%

33%

16%

On retrouve dans les déterminants la taille de la commune mais apparaissent également des variables économiques ou de localisation (zone , tourisme et revenus) et des variables liées aux TIC (l'adhésion à un projet TIC, la déclaration d'un élément moteur d'usage et/ou de « ressources humaines TIC » (un service informatique, un élu ou agent dédié ...).

Ce tableau ne récapitule que les déterminants d'usage, ou variables fortement liées [3]. En conséquence, département et âge des catégories de personnel, variables non présentes ici mais testées, n'ont aucune incidence (les tranches d'âge des élus et du personnel sont cependant légèrement liées alors que la tranche d'âge du maire ne l'est pas).

Conclusion.

Afin d'asseoir la modernisation de ses propres services, une commune doit tenter de tirer profit des innovations en matière de technologies numériques. Leurs usages semblent néanmoins dépendre tout d'abord des choix qui ont été opérés pour toute la collectivité (logiciel spécifique, ressources réseaux ...) Ils dépendent également du statut du « salarié » et de ses fonctions. Qu'il soit personnel administratif ou technique, adjoint ou maire, il n'a déjà pas les mêmes droits d'accès à une technologie. Et enfin, ils dépendent des relations : le salarié doit-il être en relation avec les administrés, des partenaires ?

Le paysage communal breton, et sûrement national, présente une très grande disparité aussi bien au niveau des caractéristiques que des usages des technologies numériques à des fins internes. Ainsi, il est possible que les communes déjà très à la pointe sur l'utilisation interne d'Internet soient freinées et décalées par rapport à l'évolution des administrations avec lesquelles elles traitent. Dans les résultats à suivre, on pourra par exemple constater que pour l'instant une commune sur trois seulement échange de manière électronique avec les autres communes. Pour comparaison, 7 sur 10 le font avec le centre de gestion.

Enfin, notons que, comme le montre le tableau suivant, les mairies estiment que les TIC ont déjà entraîné des modifications en interne, notamment sur l'organisation et les méthodes de travail. Cette modification arrive même en tête du peloton avant la modification de la circulation de l'information avec les partenaires (moyenne observée à 0,97) et la communication de la mairie (0,84).

Modifications en interne	Modification très positive (2)	Modification positive (1)	Aucune modification (0)	Modification négative (-1)	Modification très négative (-2)	Non réponse	Moyenne

L'organisation et les méthodes de travail de la mairie

21%

46%

13%

19%

1,09

Le suivi temporel des dossiers, des projets

11%

33%

36%

19%

0,68

Le suivi qualitatif des dossiers, des projets

33%

39%

19%

0,60

La circulation de l'information en interne

11%

21%

50%

19%

0,53

La maîtrise des flux de documents

32%

34%

19%

0,49

Les frais de fonctionnement / les coûts liés aux frais administratifs et à l'affranchissement

32%

34%

19%

0,49

Note de lecture : le tableau donne le % de graduation de la modification pour chaque modification en interne (la somme par ligne fait 100%)

[1] 476 mairies ont répondu à l'enquête sur 1269.

[2] Seul bémol, l'usage d'Internet par la totalité des agents administratifs. Ce n'est pas étonnant dans le sens où plus la commune est grande, plus l'effectif des agents administratifs communaux le sera aussi et plus on a des chances d'y trouver certains agents ne l'utilisant pas (pour des questions de génération, des questions de fonctions ...) et donc un taux « totalitaire » au niveau usage plus faible.

[3] seuil de sélection du Khi-deux à 10%

Équipement technologique et diffusion des outils dans les collectivités locales bretonnes

Jocelyne Trémenbert, Nicolas Jullien — 2008-05-29T15:35:00Z

Pour sa troisième édition, le baromètre communes et TIC de M@rsouin, propose un focus sur les équipements, les usages et attentes des municipalités bretonnes en matière de technologies de l'information. Nous avons essayé de mesurer divers indicateurs de l'effort des communes dans ce domaine et tenté d'identifier les facteurs déterminants de réussite des services TIC déployés.

Sommaire

Objectifs.

Cette enquête est la troisième édition (après 2003 et 2005) d'une étude adressée à l'ensemble des administrations communales (ou mairies) de Bretagne, soit environ 1300 communes.

L'objectif de ces enquêtes est de suivre l'équipement de ces administrations en TIC (Technologies de l'Information et de la Communication), mais aussi la diffusion de ces outils dans les pratiques de ces administrations, qui ont une double particularité, par rapport à d'autres organisations :

elles regroupent des professionnels (les employés communaux), à qui on peut demander de se former, et des non-professionnels, pour ne pas dire des bénévoles (les élus) ;

elles rendent un certain nombre de services (administration, gestion des écoles...), mais sont aussi souvent contraintes dans la façon de rendre ces services par des « donneurs d'ordres » (communautés de communes, État), qui formatent l'information ou imposent des pratiques informationnelles (usage du courrier électronique avec les communautés de communes, dématérialisation des procédures avec l'État).

D'autre part, il n'existe pas d'enquête nationale sur le sujet, et que de rares enquêtes régionales (en Aquitaine, notamment). Les comparaisons internationales sont aussi difficiles, car, évidement, la taille de la population communale joue sur la taille de l'administration communale (autour d'un employé pour cent habitants en Bretagne) et dans les autres pays, les communes ont été regroupées et sont plus grosses (en Wallonie depuis 1977 il n'y a plus que 262 communes).

Notre objectif, dans cette enquête, était donc essentiellement régional, même si nous pensons que la Bretagne est assez représentative de la situation française. Nous avons cherché, au delà de la mesure de l'évolution des taux d'équipement, une représentation de la réalité des usages des TIC dans la gouvernance locale.

Nos hypothèses étaient qu'en plus des déterminants « classiques » de l'appétence pour les TIC, taille de la commune, appartenance à une aire urbaine, commune touristique, commune riche, pression/offre des partenaires, les différences s'expliquaient par des facteurs humains :

– âge des employés, du maire et des adjoints,

– intérêt du responsable des services pour les TIC,

– existence d'un élément moteur (employé responsable des TIC, animateur de l'espace public d'accès à Internet)...

Surtout, que dans les petites communes, les TIC ne sont pas forcément le meilleur media. Il n'y a pas toujours d'agents administratifs pour traiter les courriels, l'équipe municipale est le premier interlocuteur public et est souvent très accessible « en direct », etc.

Ainsi après avoir rappelé les objectifs de cette enquête , dans une première partie rapide, nous présenterons la démarche méthodologique adoptée. Dans une seconde partie, nous présenterons le paysage des communes bretonnes tout en tentant de faire émerger les déterminants qui conditionnent l'équipement en ordinateurs, connexions et logiciels. Et enfin dans la dernière partie, nous présenterons l'état des équipements.

Démarche.

La méthodologie adoptée pour cette troisième édition est assez similaire à celle de la seconde édition. L'article « Exposé sur la méthodologie de l'enquête auprès des "Communes" » sur le site de M@rsouin en rappelle les différentes caractéristiques et phases :

– la phase préalable

C'est dans cette phase que nous élaborons le questionnaire. Nous avons bénéficié du soutien d'élus, de secrétaires généraux et de professionnels [1] dont les compétences et les réflexions ont été d'une aide précieuse pour l'orientation des travaux et que nous souhaitons remercier ici.

– la phase de collecte, entre novembre 2007 et janvier 2008.

Des courriers papier ont été adressés à toutes les communes, avec le questionnaire (de quatre pages) et un courrier présentant l'enquête et ses objectifs.

C'est dans cette phase que nous gérons le suivi des quotas et le biais que peut engendrer des relances. Cette phase s'est déroulée de la même façon qu'en 2005, à deux points près. Cette fois-ci, nous avons précisé dans la lettre accompagnant le questionnaire qu'il était plutôt à remplir par la personne responsable des services administratifs de la commune (DGS, secrétaire général, sinon Maire ou secrétaire administratif). Ceci peut-il expliquer le plus faible taux de retour : 38% cette année, contre 48% il y a deux ans, le/la DGS ou la/le secrétaire de mairie ne se sentant pas missionné par le maire ? La période, pré-électorale n'était peut-être pas propice. Le fait qu'il s'agit de la même équipe municipale qu'il y a deux ans et donc le sentiment d'avoir déjà répondu semble exclus car nous avons eu le même taux de réponses parmi les répondants 2005 que parmi les non-répondants.

D'autre part, les relances se sont faites quasi exclusivement par courrier électronique, la quasi totalité des collectivités étant équipée cette année [2]. Notons déjà à ce stade que contrairement à il y a 2 ans, les adresses mails se sont avérées valides et les mairies semblent davantage les utiliser. Notons aussi que le taux de réponses en ligne a été bien supérieur à celui de 2005 (29% contre 9%).

Le graphique suivant fournit le profil des communes participants. Rappelons qu'il est très peu différent de la réelle représentativité de la répartition communale par département et taille de commune [3].

Précisons également qu'au cours de cette étape 72% des répondants on laissé leur mail pour obtenir les résultats ultérieurement.

– la phase d'enrichissement de la base de données collectées avec des données extérieures similaires à celles de 2005 (découpage en unités urbaines (et leur taille), en pays, en intercommunalités, indicateur de richesse de la commune, adresses des sites communaux et intercommunaux)

– la phase d'analyse, dont les résultats sont présentés dans cet article et les suivants.

Profil des communes.

La Région Bretagne compte un peu moins de 1300 communes, du petit village rural à la métropole régionale. Si en nombre les communes sont assez bien réparties au sein des 4 départements (28% des communes en Côtes d'Armor, 27% en Ille et Vilaine, 23% en Finistère, 22% en Morbihan), le tableau suivant rappelle que les départements ne présentent pas forcément tous les mêmes caractéristiques en terme de répartition selon la taille, par exemple.

	Taux de communes de moins de 1000 habitants	Taux de communes de 1000 habitants à moins de 2000 habitants	Taux de communes de 2000 à moins de 5000 habitants	Taux de communes de 5000 habitants et plus	Taux de communes rurales

Côtes d'Armor

61%

21%

14%

82%

Finistère

40%

24%

26%

11%

71%

Ille et Vilaine

51%

24%

17%

83%

Morbihan

40%

28%

24%

79%

Total Région Bretagne

49%

24%

20%

79%

En Bretagne, presque une commune sur deux [4] était composée de moins de 1000 habitants et 7,4% avaient plus de 5000 habitants. C'est dans les Côtes d'Armor que le taux de communes de moins de 1000 habitants est le plus fort avec 61% , alors qu'en Finistère ou Morbihan il n'y en a que 40%. De plus en Bretagne, 79% des communes sont dites rurales, c'est-à-dire n'appartenant pas à une unité urbaine.

Malgré ces disparités de population, auxquelles on peut rajouter des disparités de densités et de superficies, toutes les communes possèdent la même structure administrative. La commune est administrée par un conseil municipal, qui lui-même élit en son sein le maire. Le nombre de conseillers varie (en fonction de la population de la commune). Des agents, administratifs ou techniques sont chargés de rendre les services administratifs fournit par la mairie et de mettre en œuvre les politiques du conseil municipal. Le secrétaire général ou directeur général des services, plus haut représentant des administratifs, quand il y en a un, se positionne entre ces deux catégories, à mi-chemin entre le politique et l'opérationnel. Ainsi, la politique TIC d'une commune (équipement en informatique, création d'une cybercommune, site Web) est décidée par les conseillers et le maire et l'appropriation de ces outils et leur réelle utilisation dans les services rendus aux administrés dépend du personnel administratif .

D'après les secrétaires généraux et secrétaires de mairie (voir diagramme circulaire suivant), au moins un maire sur deux est utilisateur d'Internet que ce soit chez lui, à la mairie ou ailleurs. Quand on sait que pour plus de 8 mairies sur 10 (ayant répondu), le maire est âgé de 50 ans ou plus, cette proportion d'utilisateurs est importante (elle n'est par exemple que de un sur trois pour l'ensemble des individus âgés de 50 ans et plus selon la dernière enquête régionale de M@rsouin). Cependant, cela signifie aussi qu'un maire sur deux ne profite pas des nombreuses opportunités d'Internet. De plus, le taux de répondants « ne sachant pas » est non négligeable (13%) ; il reflète assez bien le fait que les échanges se font par Internet si le maire ou les élus le proposent ; les secrétaires généraux n'ont pas de réelle connaissance de qui, parmi les élus, est connecté à son domicile, ou sur son lieu de travail.

Toutes les communes possèdent aussi les mêmes compétences légales. Leurs missions vont de l'administration locale (eau, permis de construire ...) au pouvoir de police (pour le maire), en passant par la charge des actes d'état civil, le développement économique et social, l'aménagement du territoire .... L'enseignement maternel et primaire (hors les professeurs des écoles) est aussi une compétence municipale. Ce sont donc ces dernières qui équipent leurs écoles en ordinateurs et connexions à Internet. Notons toutefois que la formation des enseignants à l'usage des technologies dépend elle de l'Education Nationale. La frontière n'est donc pas toujours très claire et il en est ainsi de nombreuses compétences réparties entre communes, intercommunalités, conseils généraux, pays, voire départements.

Les missions sont donc les mêmes, même si elles ne sont pas assurées également, mais le graphique suivant nous montre que les ressources dont disposent les mairies, qui ont répondu à l'enquête, pour la mise en œuvre des TIC sont très variables. Peu de communes, que ce soit au niveau des agents ou au niveau des élus, ont un référent TIC et 48% déclarent n'avoir aucune ressource en interne.

Lorsqu'on leur demande « Qui représente plutôt l'élément moteur de l'usage des TIC ? », elles sont 29% à déclarer qu'il n'y en a pas, 41% à citer le secrétaire général ou DGS, 15% le maire, 17% un adjoint et 18% une autre personne (animateur de point d'accès public, agent technophile ...)

L'environnement économique des communes est aussi à prendre en compte dans l'analyse de leur rapport aux technologies. Nous n'avons pas pu rattaché à notre enquête d'informations concernant par exemple le nombre d'entreprises implantées et leur secteur d'activité, le nombre d'écoles, le niveau éducationnel de la population (taux de chômeurs, de retraités, catégories socioprofessionnelles ...) Par contre, deux indicateurs, venant compléter le profil, nous serviront aussi par la suite de déterminants :

si la commune se considère comme « touristique » (possédant une politique locale du tourisme, des capacités d'hébergement pour non résidents, des curiosités naturelles ou historiques, une situation géographique spécifique ...). 31% de notre échantillon a répondu positivement à cette question,

le niveau de revenu moyen de la population, calculé en effectuant le rapport entre revenus imposables de l'ensemble des foyers fiscaux et nombre de foyers fiscaux.

Ce dernier indicateur exprime un niveau de richesse, qui aurait été plus proche de la réalité si nous avions eu accès aux chiffres de l'ensemble des impôts directs locaux (taxes foncières, d'habitation et professionnelles).

Comme l'immense majorité des communes compte moins de 2000 habitants (73% pour la Bretagne), et parce que le législateur les y a incités (notamment via la dotation de l'État), les communes ont tendance à s'associer. En Bretagne, 98% des communes [5] appartiennent à une structure intercommunale (communautés urbaines, les communautés d'agglomérations, ou, le plus courant, communauté de communes). Les communes ont donc transféré certaines compétences aux structures intercommunales. Les attributions qui leur sont confiées sont généralement la collecte et le traitement des ordures ménagères ainsi que l'adduction d'eau courante. Les communes suburbaines s'associent aussi souvent avec la ville centre pour la gestion des transports publics et la gestion des impôts locaux. Il est clair que ces forces d'agglomérations influencent l'implication des collectivités locales dans le développement des TIC sur leur territoire. Certaines intercommunalités ont défini des compétences facultatives autour du développement des TIC. Ces projets ont souvent des champs d'action axés autour :

du développement de l'équipement du territoire en infrastructures numériques permettant alors l'émergence d'une offre alternative ou palliant l'absence d'opérateurs de télécommunications (couverture de zones blanches, liaisons Internet fibre optique, bornes Wi-FI, réseau WiMax ...),

de services en direction des citoyens / usagers, du monde économique (lieux d'accès à Internet pour le public du type cybercommunes, sites Web intercommunaux, portail de promotion touristique, mise à disposition de ressources du type services de visio-conférence...) ,

de la modernisation de la gestion communale et intercommunale (intranet, systèmes d'information géographique, numérisation des cadastres, formation des agents ...).

Mais ces mutualisations sont-elles mises en place simplement pour réduire les coûts, ou ont-elles pour but aussi de développer les usages ?

Dans notre enquête, 46% des mairies déclarent que leur intercommunalité a mis en place des projets liés aux TIC et 37% déclarent qu'il y a des projets en-cours.

Les initiatives existent aussi :

– au niveau du pays, citons le Pays de Brest très actif dans ce domaine avec son projet « Internet et multimédia en pays de Brest, usages innovants et lien social sur les territoires » [6] dont la première étape a été de mettre en place un entre de Ressources Coopératif Multimédia en Pays de Brest autour des cybercommunes et des points d'accès public à Internet et au Multimédia,

– au niveau de la région, avec Mégalis Bretagne qui représente l'action engagée par les collectivités locales en faveur du développement des TIC au service des communautés d'intérêt public (essentiellement, aujourd'hui, autour de la e-administration, avec, par exemple, sa plateforme régionale de marchés publics électroniques, ou l'accord avec l'Adullact pour la diffusion de logiciels (libres) spécifiques aux métiers des communes),

– 13% de nous répondants déclarent adhérer à des projets liés aux technologies de l'information menés en dehors de la commune et de l'intercommunalité.

En guise de conclusion de ce paysage breton précisant quelques indicateurs du degré d'importance accordée aux TIC dans la politique globale des communes, soulignons que la grande majorité des communes estiment leur investissement dans les TIC dans la moyenne (rapporté à la taille de leur commune).

Équipements.

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Une connexion généralisée mais pas à l'ensemble du personnel

Pour rappel, dans notre précédente édition (données de fin 2005), toutes les mairies sauf une étaient informatisées et 95% étaient connectées à Internet, avec une hausse de plus de 8 points par rapport à 2003. Toutes les mairies qui avaient déclaré ne pas être connectées le sont aujourd'hui. Par contre, reste parmi les maries de notre échantillon de répondants 2007 une seule non reliée.

L'évolution majeure s'est faite sur la connexion permanente : seules, en 2007, 1,5% des communes se contentent d'un accès à bas débit (contre 37% 2005).

Cette forte connexion pourtant ne signifie pas que n'importe qui au sein de la mairie a la possibilité de naviguer sur Internet, recevoir des courriers électroniques, se connecter sur un Intranet ... bref, d'utiliser les nombreuses opportunités d'Internet.

Selon le graphique suivant, si 90% des communes ont équipé la totalité de leur personnel administratif d'ordinateur, 87% leur donnent aussi un accès Internet mais seulement 44% une adresse e-mail attitrée. Toutefois la progression depuis 2005 est forte : seulement 50% des communes avaient équipé la totalité du personnel administratif en ordinateur.

Quant aux agents techniques, les cas sont variés. Certaines communes les équipent de solutions mobiles (de l'ordinateur portable à l'assistant numérique, en passant par des téléphones mobiles aux multiples fonctionnalités) quant d'autres leur proposent un accès partagé sur un ordinateur, voire, souvent, aucun accès, estimant sans doute que leurs métiers ne le nécessitent pas.

Si l'on passe en revue les équipements des maires, 33% ont un ordinateur au sein de l'administration communale (et un accès Internet), 22% une adresse e-mail propre, 23% un téléphone mobile professionnel attitré, 5% un outil nomade.

Comme le montre le graphique suivant, le cas des adjoints est relativement proche du personnel technique.

Précisons que ces faibles proportions ne signifient pas pour autant que les adjoints n'utilisent pas les technologies pour assurer leurs missions. Ils peuvent très bien y accéder de leur domicile, de leur lieu de travail ou même d'un espace public numérique ou de chez des amis, voisins, enfants ... Nous verrons dans la partie usage que dans une commune sur trois les services administratifs, y compris le secrétaire général bien sûr, utilisent par exemple la messagerie électronique pour communiquer avec les adjoints, du moins une partie des adjoints.

Un équipement très diversifié au niveau des solutions informatiques

Comme le montre le tableau suivant, les mairies utilisent beaucoup les solutions informatiques dans la gestion communale. Ces solutions sont le plus souvent des logiciels spécialisés du marché (comme Magnus, JVS ou Cegilog). Cependant certaines mairies utilisent simplement les tableurs et traitements de textes pour gérer les listes d'administrés, faire les feuilles de paye ... Notons également que ces diverses solutions peuvent appartenir à la commune ou être mutualisées avec leur intercommunalité par exemple. Ainsi 16% de l'échantillon utilise au moins un logiciel mutualisé.

	Non concernés [7]	Non équipés	Équipés (solution dédiée, mutualisée, propre)	Équipés (solution dédiée, mutualisée)	Taux 2005

Comptabilité et finances

99%

81%

99%

Ressources humaines (paye)

15%

80%

65%

39%

Services techniques (réservations, travaux ...)

17%

56%

27%

12%

Urbanisme (cadastre, cimetière ...)

15%

83%

69%

64%

Activités enfance (facturation cantine, CLSH ...)

24%

15%

61%

44%

32%

Gestion de la population (listes, recensement ...)

21%

76%

59%

État civil

17%

81%

62%

68%

Gestion des élections

96%

78%

90%

Gestion des appels d'offres

63%

29%

12%

10%

Gestion des courriers (postaux, électroniques ...)

46%

17%

Publication de documents administratifs

49%

44%

14%

Les 3 fonctions les plus informatisées, en terme de part des communes informatisées, sont la comptabilité et les finances (99%), la gestion des élections (96%) et l'urbanisme (83%). La gestion financière avec les préparations et simulations budgétaires, la gestion des biens, le suivi pluriannuel des opérations a sûrement été historiquement aussi la première fonction informatisée. Il n'est pas étonnant de retrouver la gestion des élections en seconde position car certains éditeurs la proposent aussi dans le pack de base, et que cela fait partie des compétences que les communes peuvent difficilement déléguer. L'urbanisme ou gestion du territoire recouvre aussi bien la gestion des déclarations de travaux, permis de construire que celle des demandes de certificat d'urbanisme, des dates d'échéances des concessions dans les cimetières ... Nous verrons dans l'article sur les usages que la numérisation du cadastre (effectuée par les services du cadastre, les communes ou leur intercommunalité), par rapport à de simples plans, permet de travailler par exemple par index (propriétés bâties, non bâties, taxes d'habitation ...), de faire des recherches (noms de propriétaire, parcelles ...), des zooms.

En quatrième position, on retrouve les ressources humaines avec même certains logiciels qui vont jusqu'à gérer les liaisons avec la Trésorerie pour transmettre par exemple les ordres de virement de salaire.

46% des communes déclarent gérer avec des moyens informatiques leurs courriers, qu'ils soient papier ou électroniques. Cela ne veut pas dire pour autant par exemple qu'elles utilisent une seule adresse générale pour les courriers électroniques, que les mails arrivants sont ensuite dispatchés au bon interlocuteur et qu'il existe une plateforme de mise en commun de l'information permettant également une certaine traçabilité.

Moins d'une mairie sur deux (44%) déclare utiliser des solutions informatiques quant à la publication des documents administratifs. Pourtant, il existe des logiciels qui proposent un catalogue de fonds de pages remplaçant les multiples documents, internes ou à usage externe (telles convocations, certificats, bordereaux de pièces ...) et les formulaires administratifs couramment utilisés. Les documents peuvent alors être saisis à l'écran, personnalisés si besoin, et archivés dans des bases de données facilement interrogeables.

L'enquête nous apprend aussi que 27% des communes (voir graphique suivant) utilisent des logiciels libres ou open sources, qu'ils soient adaptés à la gestion des collectivités ou plus généraux comme par exemple ceux du CD bureau libre [8] distribués par les mairies du pays de Brest.

Les logiciels de Système d'Information Géographique (SIG) [9] s'étendent dans les mairies

Autre information intéressante, en 2005, 37% des mairies déclaraient être équipées d'un logiciel de Système d'Information Géographique, elles sont maintenant 54%. Ils permettent en effet de coupler des données géographiques très précises, à partir du cadastre numérisé, et des bases de données variées. Il est ainsi possible d'accéder en temps réel à tous les réseaux du territoire (eau, assainissement, électricité...), mais aussi par exemple aux ressources patrimoniales. 30% des mairies équipées le sont via leur intercommunalité.

Ceci étant, ce n'est pas parce qu'une mairie est équipée d'un logiciel SIG (de son propre chef ou par son intercommunalité) que ce dernier est utilisé, ou même que les nombreuses fonctionnalités sont exploitées au mieux. Dans la précédente édition, les mairies étaient nombreuses à se déclarer équipées mais non utilisatrices.

Le cas des équipements en certificats électroniques

11% des mairies seraient dotées de certificats électroniques. Ces derniers, sortes de cartes d'identité numériques dont l'objet est d'identifier une entité physique (la commune équipée). Une autorité de certification fait office de tiers de confiance et atteste du lien entre l'identité physique et l'entité numérique et ce certificat peut être utilisé comme signature engageant la commune. Cette signature se trouve sur une carte à puce qui doit être connectée à l'ordinateur pour chaque document à signer. Le document est ensuite placé dans un « parapheur électronique », et la ou les personne(s) désignée(s) peuvent ainsi y accéder pour procéder à l'envoi.

Ces certificats sont principalement utilisés dans la gestion des relations entre collectivités territoriales ou entre collectivité territoriale et Etat, mais aussi, parfois, avec les fournisseurs et les citoyens.

Ils évitent des frais de postage, les délais de délivrance sont raccourcis et l'identification des destinataires et émetteurs des demandes est validée à chaque étape. Ils servent par exemple dans les processus de télétransmission des mentions marginales de l'Etat Civil entre les mairies. Ainsi, les services Etat Civil échangent des informations numérisées et sécurisées pour la mise à jour des actes. Ils peuvent aussi intervenir au niveau du contrôle de la légalité : les comptes-rendus des conseils municipaux et les délibérations sont alors signés et envoyés électroniquement par la Mairie à la Préfecture ou à la Sous-Préfecture. Plusieurs personnes au sein de la mairie peuvent bénéficier de la signature électronique pour l'envoi de documents légaux.

Dans notre enquête, 8% de maires, 4% des directeurs généraux des services et quelques élus possèdent un tel certificat.

Peut-on vraiment parler d'un effet taille au niveau de l'équipement ?

L'allure du graphique suivant résultant d'une analyse des correspondances multiples [10] sur les variables d'équipement (en rouge) avec en illustratif toutes les caractéristiques des communes (en gris) nous indique 4 grands types de communes.

Au centre, on retrouve les communes avec un équipement informatique partiel. Dans le coin supérieur gauche, ce sont les communes pour lesquelles une partie seulement des adjoints a des accès informatiques. A droite, il s'agit de communes peu ou pas équipées, toutes catégories d'« acteurs communaux » confondues. Rien dans leur profil ne caractérise ou ne discrimine vraiment ces 3 types, parmi toutes les caractéristiques des communes prises en compte dans l'étude et évoquées ci-dessus (caractéristiques économiques, moyens humains et moyens TIC).

Par contre, dans la partie inférieure gauche, on retrouve les communes qui ont la particularité d'avoir un maire et tous ses adjoints équipés. On constate que c'est surtout le cas des communes de plus de 3500 habitants, qui sont aussi des communes urbaines.

Les différences observées au niveau équipement semblent donc être plus liées à la taille, nous verrons par la suite que les différences de moyens humains et moyens TIC interviennent davantage au niveau de la diffusion des usages.

Conclusion

Les collectivités locales sont au cœur des enjeux du développement de la Société de l'Information, étant aussi bien utilisatrices de nouvelles technologies, comme nous venons de le voir dans ce premier article sur leur équipement, que créatrices et accompagnatrices comme nous le verrons dans les articles suivants développant leurs usages et leurs attentes.

Il est certain que les rythmes sont différents aussi bien au niveau de l'équipement que de l'appropriation. Paradoxalement, les communes rurales semblent moins bien équipées que les communes urbaines. Elles pourraient pourtant, grâce à un équipement adéquat et un usage développé des nouvelles technologies, bénéficier d'actions qu'elles n'auraient pas pu mettre en place toutes seules, mieux gérer le temps et les besoins en agents territoriaux, augmenter l'efficacité de leur organisation interne. Certaines le font via leur intercommunalité. Mais si elles restent en marge de la diffusion des TIC et de leurs usages, c'est sûrement par besoin d'appui pédagogique et technique, voire par besoin de sensibilisation ou tout simplement suite à un problème de priorités au niveau des dossiers à traiter. Rares sont les communes où le personnel, le DGS, le maire ou les élus sont peu favorables à l'informatisation de leur travail au quotidien, moins de 3% selon l'enquête, même si on assiste à une modification de leurs compétences pour assurer leurs diverses missions.

Enfin pour conclure, le facteur taille joue certes une grande part dans l'équipement et la diffusion des outils mais c'est sans compter d'autres obstacles de taille comme les moyens humains et technologiques.

Prochain article : un point sur les services et usages des TIC dans l'administration locale bretonne.

[1] Notamment du Conseil Régional de Bretagne, de Mégalis, de l'AMF section Finistère, de la ville de Brest mais aussi du mastère MITIC de Marne la Vallée.

[2] Nous avons relancé quelques communes par téléphone, soit parce qu'elles étaient importantes pour des questions de représentativité de l'échantillon, soit parce qu'elles n'avaient pas Internet en 2005 et que nous voulions nous assurer de leur connexion. Dans tous les cas (sauf un), quand elles acceptaient de répondre, le questionnaire leur a été renvoyé par courrier électronique.

[3] Sauf mention contraire, tous les chiffres concernant l'enquête donnés dans la suite de l'article sont corrigés par un léger redressement qui permet d'extrapoler les résultats obtenus sur l'échantillon à l'ensemble des communes bretonnes.

[4] D'après le dernier recensement de 1999. C'est le dernier recensement concernant toute la population en même temps. La première publication de la population légale du nouveau recensement, pour chaque commune et chaque circonscription administrative ne sera disponible que fin 2008.

[5] La grande majorité des villes insulaires n'a pas rejoint d'intercommunalité.

[6] Voir http://www.a-brest.net/article2661.html

[7] « Une solution ne présenterait aucune utilité pour la mairie ». Cette possibilité était laissée car rappelons que toutes les communes n'ont pas forcément par exemple une ou plusieurs écoles.

[8] Voir http://www.a-brest.net/article1292.html

[9] Selon Françoise Gourmelon, géographe au sein du laboratoire Géomer (UBO), « bien plus que de simples outils de traitement de données géographiques, les SIG proposent une méthode de modélisation du monde réel fondée sur quatre composantes : matérielle, logicielle, informationnelle et institutionnelle ».

[10] Il s'agit d'une technique statistique d'analyse des données utilisée pour synthétiser et expliquer l'information donnée par plusieurs variables. Elle permet de résumer ces variables en minimisant la déperdition d'information et d'observer les éventuels liens ou proximités entre ces variables.