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7ème séminaire M@rsouin

Collecter, classer, conserver, communiquer : 4 missions de l’archiviste renégociées par la numérisation et l’ouverture des données

Session 1 "Production, diffusion de l’information : la dissolution des frontières..." du séminaire M@rsouin.

mercredi 10 juin 2009 , par Annabelle Boutet-Diéye, Karine Roudaut | Lié au projet de recherche : BICOOP

« Echange dernière porte au fond du couloir contre fenêtre sur cour »

1. Objectif / Question

Des biens informationnels mis à disposition du plus grand nombre par des institutions publiques : Quels sont les enjeux ? Quels sont les freins ? Quelles sont les facilitations ?

Cette question émerge dans la prolongation d’un projet de recherche intitulé BICOOP (des Biens publics aux biens communs, Collaborations, Organisations et Pratiques) qui a produit un cadre théorique et méthodologique en vue de mener à bien des enquêtes de terrain. La question était la suivante : pourquoi et comment des membres d’une collectivité territoriale, un service public, ou une association, décident de mettre à disposition du plus grand nombre des biens (de type informationnels) réservés auparavant à un public choisi et de s’impliquer dans des pratiques collaboratives.

A la suite d’une commande de la mairie de Brest cette question a été travaillée empiriquement à partir d’une thématique plus spécifique : la production et la diffusion du patrimoine local par les Archives.

Le contexte socio-politique est donc celui de la diffusion des données publiques (l’obligation de mise à disposition des données publiques numérisées qui efface la distinction entre accès et diffusion) et celui de la numérisation du patrimoine.[1]

Cette politique d’obligation de mise à disposition des données publiques et de diffusion (via Internet notamment) comporte des enjeux :

- des enjeux économiques : la question de la gratuité, ou non, de l’accessibilité aux données. Gratuité versus activité marchande ? [2]

- des enjeux organisationnels et professionnels : un élargissement des compétences administratives versus une transformation du cœur de métier ? En effet l’interactivité implique un nouveau travail de « bornage » des compétences administratives, et elle remet aussi en cause l’organisation interne du diffuseur public...

- des enjeux politiques : Qu’est-ce qu’une donnée essentielle ? Comment sont définies les données essentielles et par qui ? Expertise(s) versus citoyenneté(s) ? Du côté de l’usager, l’interactivité pousserait notamment à l’extension de la notion de données essentielles.[3]

Ce sont ces enjeux qui sont problématisés sur le terrain des Archives municipales et communautaires de la Ville de Brest, sachant que la problématique du patrimoine comme « enjeu citoyen » pose trois questions de fond (auxquelles nous ne répondrons pas ici) : celle du statut de l’objet (« patrimonialisé »), celle de la relation à l’objet, celle du sens de l’objet.

2.Méthodologie

L’enquête, dont nous présentons des résultats ici, cible une thématique plus spécifique : la production et la diffusion du patrimoine culturel local, inscrite dans le contexte socio-technique de la numérisation du patrimoine et de l’accessibilité des données. Trois terrains d’enquête ont été investigués. Ils sont liés à la constitution de fonds d’archives iconographiques, sonores et audiovisuelles :

- les Archives municipales et communautaires de la Ville de Brest,

- l’association de la cinémathèque de Bretagne

- des associations brestoises, telles que la Caisse à clous ou encore la Maloïne (rue de Saint-Malo) qui portent respectivement un projet de fonds photographique sur la mémoire ouvrière et les métiers du port, et un projet de fonds d’archives sonores et audiovisuelles et de production artistique théâtrale lié à la mémoire vivante du quartier de Recouvrance (à Brest).

L’enquête s’est déroulée de novembre à décembre 2008. Quinze entretiens semi-directifs ont été réalisés, dont trois auprès d’archivistes. Le terrain dont nous rendons compte ici est celui des archives municipales. Les résultats que nous présentons sont produits à partir des discours des archivistes rencontrés, autrement dit des « praticiens ». Ces trois interlocuteurs sont membres d’associations professionnelles d’archivistes au titre du service et/ou individuellement. Le guide d’entretien était articulé autour des dimensions, institutionnelles et individuelles, que sont : l’activité, le travail effectué par l’acteur ; sa relation avec le projet de numérisation et d’ouverture des données ; l’engagement dans le projet en question ; l’état des lieux et les perspectives du projet ; le parcours professionnel.

Pour ce travail, nous avons également effectué une recherche documentaire sur des déclarations de parties-prenantes (stakeholders) sur des enjeux de réforme des archives publiques.

3.Résultats. Introduction / Les 4 missions de l’archiviste renégociées ?

A partir de ces interviews nous nous sommes intéressés à cerner la transformation du métier d’archiviste, du point de vue des acteurs rencontrés sur le projet de numérisation et d’ouverture des données. Nous avons procédé en rappelant les missions du métier d’archiviste et en montrant les changements identifiés.

Avant de développer ce point, une précision est nécessaire : les résultats présentés sont donc fondés sur les discours d’archivistes praticiens qui rapportent 4 missions de leur travail (collecter, classer, conserver, communiquer) ; alors que du point de vue de l’institution des archives, il s’agit de trois missions, la conservation englobant toutes les autres, à savoir : collecter, trier, promouvoir ; de notre point de vue de chercheur, seules deux missions principales caractérisent les archives : la conservation et la diffusion, (comme deux lignes d’action ou d’orientation du projet de numérisation et d’ouverture des données).

Numérisation-conservation versus numérisation-diffusion ?

Nous cherchons donc à repérer dans les discours des acteurs quels sont les principaux enjeux du projet de numérisation et de mise à disposition des données, au niveau de l’organisation, au niveau du métier ?

Deux hypothèses guident ce travail :

- Les projets de numérisation et d’ouverture des données ont des conséquences sur le cœur de métier des archives, et sur l’organisation (institutionnelle) ;

- Ces conséquences peuvent être source de tensions entre le métier et l’organisation.

3.Résultats (1). Les 4 missions de l’archiviste renégociées ?

Le travail de l’archiviste remplit les missions des services des archives en France, sous le contrôle de l’Etat (activité de type bureaucratique). Il répond à un objectif fondamental : garantir la préservation de l’authenticité de l’acte. Historiquement l’organisation des archives publiques est liée à la conservation des documents produits par des services publics et pouvant servir de preuve dans la défense ou contestation de droits. = valeur probatoire du document.

[Ainsi, pour la plupart des personnes interrogées, les projets de numérisation et de diffusion des données publiques sont vécus comme des actions forcées soit par des dispositifs légaux (« c’est la Loi qui l’impose, c’est comme ça »), soit par des contraintes institutionnelles (« même si on y va... ne sont pas de notre volonté »). Les archives municipales et communautaires font partie d’un ensemble plus vaste, les archives nationales, et doivent se soumettre à un certain nombre d’obligations imposées notamment par la Direction des archives nationales.]

Ce besoin est autant celui du producteur de fonds, celui des personnes concernées que celui du chercheur ; soit parce qu’il a valeur probatoire dans l’acte, soit parce qu’il a valeur probatoire dans l’explication, la validation ou l’invalidation des thèses historiques (logique de la preuve). Le travail de l’archiviste est encadré par des principes, des procédures et des normes. Les missions de l’archiviste sont donc :

- collecter les fonds,

- trier les fonds collectés,

- conserver les fonds collectés,

- diffuser les fonds collectés.

La collecte

Concrètement la collecte concerne d’abord les services versants et producteurs d’archives dans les collectivités (cela renvoie à leur mission : collecter les versements), mais s’y ajoute, surtout pour les archives plus anciennes, des recherches d’archives extérieures qui enrichissent le fonds. Ce qui peut dépasser le cadre de leur mission.

Il existe 4 types principaux de collecte :

- les versements (les services qui ont terminé des dossiers, les étagères sont pleines, ils font des versements c’est-à-dire qu’ils donnent aux archives une partie de leurs documents qui sont clos).

- les dons

- les dépôts (pour le don et le dépôt, une convention est faite, puis le nom de la personne est systématiquement marqué « don de telle personne »)

- l’achat (ventes aux enchères ou ventes de particuliers, chez des bouquinistes sur Brest avec lesquels ils travaillent beaucoup, sur eBay...).

Ces documents (achetés, donnés ou déposés) ont « un intérêt de complément par rapport à la vision purement institutionnelle ». Si certains fonds sont dans les services de la collectivité (les versements), l’achat de documents est désormais fréquent et passe aussi par l’intermédiaire d’Internet.

Cette recherche d’archives extérieures aux services versants témoigne d’une volonté d’acquérir des biens en nombre, qui ne sont plus spécifiquement des documents administratifs et gestionnaires mais peuvent être des biens culturels au sens large, si possible, rares et désirables, sur l’histoire de la ville (= phénomène de la patrimonialisation, et / ou logique d’accumulation).

La collecte est désormais élargie à des documents numérisés (copies numériques de documents) et à des documents dématérialisés (ou archives numériques).

Puisque l’objectif de la collecte est de garantir la préservation de l’acte authentique, il s’agit autant que possible d’acquérir l’original. Avec la numérisation, des situations nouvelles existent comme :

- le dépôt numérique (envoi d’une version numérique d’un document), ces documents ne sont pas des archives numériques mais des copies numériques de documents que les archives n’ont pas matériellement dans leur fonds (ils sont alors classés dans une rubrique spécifique spécifiant ce qu’il en est et re-contextualisant où sont les originaux). Cette situation reste encore marginale mais sera vraisemblablement plus fréquente à l’avenir.

- les archives numériques constituent le vrai enjeu de la collecte dans le contexte de l’e-administration. Ces archives électroniques sont dématérialisées (plus de format papier) et interrogent sur la valeur probante (ou qui fait preuve) des documents numériques (le document original, la signature, le traçage).

La plupart des informations circulant entre administrations ou entre citoyens et administrations seront progressivement dématérialisées, ce qui implique la mise en œuvre de plates-formes sécurisées d’échanges (infrastructures de réseaux, systèmes de scellement, cryptage, signature, éléments d’horodotage, etc.). Ces plates-formes d’échange n’ayant pas vocation à assurer l’archivage des données, les informations qui doivent être conservées (soit pour faire preuve, soit en raison de leur intérêt patrimonial) doivent être transférer sur des plates-formes d’archivage, dans les services publics d’archives (pour les documents à conserver définitivement).

La mise en œuvre de la dématérialisation est complexe (obstacles techniques, et organisationnels) questionnant la responsabilité en matière de gestion et de conservation (délais de conservation, fonctionnalités des plates-formes d’archivage, structuration, organisation, nommage des dossiers, clés d’accès pour les retrouver...). D’autant, que ce n’est pas possible de tout garder, le volume informatique ayant aussi un coût.

Le tri des fonds collectés

Le tri a deux objectifs : garder ou éliminer et classer. Le tri est encadré par des règles et des procédures définies par la direction des archives de France. Les tris sont donc « raisonnés et encadrés » afin d’échapper à la subjectivité du trieur. De plus, celui qui trie doit consigner ses choix dans l’inventaire à propos des éliminations et des circonstances de la destruction. Il est utile de préciser que la numérisation ne veut absolument pas dire la destruction des documents pour ce qui est des archives les plus anciennes.

Ce qui est intéressant à relever ici concerne la distinction entre enjeu patrimonial et sphère documentaire. Argument que l’on trouvait déjà au niveau de la collecte. On peut d’ailleurs remarquer que ce qui relève de la sphère documentaire, entendu au sens de documents administratifs et gestionnaires ou « preuves », est travaillé selon des normes archivistiques scientifiques et contrôlées par l’Etat ; alors que ce qui relève du patrimoine relève du libre choix des collectivités et peut donc laisser la porte ouverte à des revendications plus « minoritaires » de la mémoire ( au sens des minorités culturelles ou revendications d’acteurs locaux) [le droit à l’oubli ou le droit au souvenir /préservation maximale sous réserve d’enjeu patrimonial et non plus seulement documentaire].

Les changements les plus significatifs pour le travail de classement concernent :

- d’une part, la question de la description des archives, des normes et outils informatiques (description archivistique encodée (EAD), outils informatiques permettant de structurer (en XML, Extensible Markup Language) les instruments de recherche décrivant les documents d’archives et les données.

- d’autre part, la question de l’accessibilité et la compréhension pour le lecteur.

Les discours recueillis soulignent l’impact de la numérisation et de l’ouverture des données sur le travail et les méthodes de travail :

- une multiplication au niveau du nom des fichiers,

- un travail de préparation démultiplié,

- un souci de transparence pour le lecteur,

- un classement compréhensible pour tous qui implique d’être plus explicite,

- la prise en compte de la dimension de la participation et d’appropriation du patrimoine dès l’indexation.

La numérisation et la mise en ligne impliquent une remise à jour du classement qui avait été fait jusque-là (et qui n’était pas toujours correct du point de vue archivistique, d’où une normalisation), mais aussi le fait d’admettre des profanes de plus en plus nombreux dans la sphère des acteurs concernés (dimension collaborative : historiens, amateurs éclairés que sont les généalogistes, des citoyens), par la constitution de « communautés collaboratives » (forums de discussion : lieu de partage d’expériences menées, etc.) regroupant aussi des professionnels.

Ce qui se profile dans le secteur du patrimoine culturel va d’ailleurs au-delà sous la forme de portails collaboratifs, cherchant ainsi de plus en plus à créer des services destinés au public et regroupant des informations documentaires provenant de différentes sources.

Un des questionnements essentiel ici est celui du choix des contenus numérisés et mis à disposition. Tous les discours se rencontrent sur le fait que les documents numérisés et mis en ligne particulièrement sont ceux qui sont le plus demandés, invoquant certes la logique de la conservation (éviter les manipulations trop nombreuses, ou les manipulations tout court), mais aussi celle de l’utilité. (« ça représenterait très peu d’intérêt », « le financement, par rapport à ce que ça rapporterait en public qui irait le regarder serait assez... enfin, il n’y aurait pas une bonne correspondance entre les deux, donc ça vaudrait pas le coup. », la responsable de la section contemporaine des archives). (Logique de patrimonialisation).

4. Résultats (2). Les 4 missions de l’archiviste renégociées ?

La conservation

L’objectif premier de la conservation est de garantir les meilleures conditions de préservation des données recueillies.

La conservation reste le cœur de métier des archives avec la question de « la responsabilité pour les générations futures » posée comme principe. Les questionnements qui se posent ici relèvent surtout de réflexions techniques en matière d’archives (plateformes, métadonnées[4], archivages, formats, etc.).

Un exemple, donné dans un entretien, sur une plateforme, un service d’archives virtuel testé par les archives départementales des Yvelines qui entend favoriser l’accès du plus grand nombre aux documents conservés. Elles ont développé en partenariat avec l’INRIA et l’INSA (Institut National des Sciences Appliquées) de Rennes, des applications informatiques innovantes : accès automatique aux documents manuscrits numérisés, plate-forme d’annotations collectives et installation de deux postes de lecture du futur avec interface stylo.

La diffusion

La diffusion a pour objectif de faire connaître et rendre accessibles les fonds. Il est clair que, dans le discours des personnes interviewées, la numérisation du patrimoine et l’ouverture des données est en lien direct avec la communication, en salle déjà, et aujourd’hui indéniablement : la question de la diffusion sur Internet.

Diffuser- communiquer sur Internet c’est :

- vulgariser le travail (scientifique) des archives,

- le mettre à disposition du plus grand nombre, et

- offrir une vitrine intéressante pour la collectivité en question.

Cet enjeu de l’image montre que la diffusion des données du patrimoine constitue un des traits de valorisation indéniable du service des archives et de l’image qu’il véhicule. Cette transformation de l’image est liée aussi à un changement de position du service des archives qui n’est plus « au bout de la chaîne » mais « à la création même des documents » (en lien particulièrement avec l’e-administration et l’archivage électronique), ce qui leur vaut la reconnaissance d’une expertise et un accroissement des collaborations.

De plus les documents détenus par les Archives municipales concernent en principe une zone géographique déterminée : leur numérisation et leur diffusion est donc aussi envisagée comme « un outil de promotion pour les collectivités territoriales dont elles dépendent. (60% des projets de numérisation de fonds du patrimoine ont d’ailleurs été entièrement financés par les collectivités territoriales). Les projets de numérisation et la mise en ligne de la base de données (depuis 2007) donnent au service une dimension de service d’archives d’une métropole (« on est vraiment là, positionnés comme un vrai service d’archives d’une métropole, puisque c’est ça que Brest affirme être »).

Ce qui élargit le « rayonnement » et la visibilité des contenus, et permet donc d’atteindre des usagers étrangers (mondiaux) qu’ils n’auraient pas atteints sinon (mais il s’agit plutôt de chercheurs = professionnalisation des demandes, préparation des déplacements sur Brest, « parce que Brest on n’y vient pas par hasard »).

D’autre point de questionnements sont à souligner :

- La mise à disposition des données ne signifie pas ouverture complète, même si, dans les entretiens réalisés, la finalité du projet de diffusion des données est le partage, de communiquer au plus grand nombre.

L’intérêt du wiki par exemple est souligné : un outil enrichissant, il n’y a pas de hiérarchie, de spécialistes, il n’y a pas ceux qui savent et ceux qui ne savent pas, les gens ne se sentent pas du tout jugés.

Des raisons diverses sont évoquées :

- le refus de dénaturer le travail scientifique réalisé par les archivistes (peur d’être pillés, alors qu’il y a derrière tout un travail de conservation, d’indexation, de mise à disposition = un travail scientifique)

En référence à des contributions sur le wiki : difficulté d’acceptation qu’un texte écrit puisse être transformé ou récupéré sans la déontologie derrière de mettre la source, etc. Il y a un manque de régulation au niveau de la véracité du contenu, des témoignages. Résultat : s’il y a publication dans le wiki c’est sous licence non modifiable et non récupérable. Ce qui est source de débat avec l’élu qui revendique un discours d’ouverture et de partage.

- le refus d’ouverture des données est aussi justifié par le fait de voir des éditeurs privés avoir une logique commerciale avec leurs données, or ce sont des coûts de gestion pour eux : ex / demandes de reproduction d’iconographies : gratuité pour des étudiants, des associations / tarif de reproduction des images pour les éditions commerciales = une somme totalement modeste et qui reste complètement symbolique.

- L’affirmation d’une revendication de service public : l’ensemble des archives est constitué de données publiques et toute donnée est communicable à terme. Cependant faire du commerce avec des données publiques va, pour les acteurs, rencontrés à l’encontre du service public.

- Enfin, les contributions et associations des archives pour des expositions ou journées du patrimoine avec d’autres instances culturelles de la ville (musée, bibliothèque d’étude, etc. dont la situation urbaine est plus centrale et génère donc plus de passages) tentent tant bien que mal de pallier l’absence d’un lieu d’exposition réel des Archives. Une question : l’espace virtuel pour pallier l’absence de lieu d’exposition réel ?

5. Conclusion et perspectives

D’une logique documentaire vers une logique patrimoniale.

Une tension entre :

- un principe citoyen,

- une logique industrielle, et

- un modèle marchand

- Importance du principe de « grandeur civique » (conservation / « responsabilité pour les générations futures » ; « pour tous », « accessibilité au plus grand nombre », « devoir », « obligation de la preuve », service public avec une culture de la gratuité, démocratisation, collectif (mais pas commun ?). Pour autant dans les faits un paradoxe : la « professionnalisation (et spécification) des demandes ».

- Poids plus important de la question de l’efficacité et de la compétence professionnelle : une logique plus industrielle (en lien avec l’e-administration, la conservation technique des données numériques)

- Un modèle marchand : les questions de la rentabilisation de la conservation des contenus et de leurs modes de diffusion, accumulation de biens (si possibles rares), la question des coûts des projets de numérisation de certains fonds = externalisation de la numérisation auprès de cabinets professionnels de généalogistes (partenariat avec des entreprises privées), recherche de financements externes à la collectivité par le biais d’appels d’offre...

- Place des Archives dans un ordre hiérarchisé et centralisé (« sous contrôle de l’Etat pour la dimension scientifique, projet de numérisation et de diffusion des données publiques comme action contrainte)

- Reconnaissance accrue d’une expertise et renommée (auprès des autres services, crédit d’opinion accordé par les généalogistes sur leurs forums, etc.)

 [1]

Notes

[1[1] Le rapport Mandelkern, Mandelkern D., 1999, Diffusion des données publiques et révolution numérique, rapport rédigé à la suite des travaux de l’Atelier présidé par M. Mandelkern au Commissariat du Plan, Paris, La Documentation Française, 1999, 124p.

Le discours d’Hourtin en août 1997 où le premier ministre (Lionel Jospin depuis le 2 juin 1997) a situé les enjeux de l’évolution de la diffusion des données publiques.

[2] Sur cette question, les recommandations issues du rapport Mandelkern sont les suivantes : « la numérisation du travail administratif permet et rend aujourd’hui nécessaire l’instauration d’une obligation incombant aux organismes publics de mettre à disposition des données publiques de base numérisées, moyennant la possibilité d’une rémunération, sauf pour les données essentielles » (p.95).

[3] Les données essentielles seraient définies comme des données publiques dont la mise à disposition est une condition indispensable à l’exercice des droits du citoyen, ainsi que de ceux des étrangers résidants sur notre sol.

[4] Les métadonnées = rajouter dans un format numérique des données sur le producteur, qui produit, combien de temps on garde, etc.


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