Cet article présente les résultats quantitatifs obtenus sur les usages des TIC dans les mairies bretonnes « en interne ». Ils sont issus du traitement de la troisième édition du baromètre M@rsouin « Communes et TIC », menée fin 2007, et font suite au précédent article sur les équipements.
Après un état des lieux de l’utilisation de diverses technologies, nous montrons que si le niveau d’usage, ou plutôt le type d’appropriation des TIC, est fortement lié à la taille de la commune, d’autres facteurs jouent au moins autant, comme la localisation géographique (zone urbaine / locale et tourisme) et les ressources disponibles (économiques, humaines).
Introduction.
Dans ce premier article sur les usages, nous nous focaliserons sur la manière dont les technologies numériques sont utilisées pour effectuer les tâches quotidiennes dans le lieu physique de la mairie (usages « en interne »).
D’autres articles relatant des usages paraîtront par la suite, notamment sur ses usages avec ses administrés et les relations numériques avec les différents partenaires qu’une mairie peut avoir (services centraux de l’Etat, services déconcentrés, autres collectivités locales, partenaires privés, partenaires associatifs, fournisseurs ...)
Pour chaque usage, nous tenterons de répondre aux points suivants :
– combien de mairies le déclarent comme habituel ?
– qui, au sein des mairies, s’est approprié cet usage ? (même si cette appropriation n’est pas mesurée de manière qualitative mais quantifiée simplement par une proportion d’utilisateurs),
– la taille de la mairie joue-t-elle un rôle dans cette appropriation ?
– quels autres facteurs peuvent influencer le niveau d’usage et les usages ?
Si presque toutes les mairies ayant répondu à l’enquête [1] sont connectées à Internet de façon permanente, la disparité est plus forte au regard des usages. Certes, les mairies bretonnes tirent de mieux en mieux parti des fonctionnalités basiques d’Internet (courriel, Web en tant que lieu d’information), mais cela ne signifie pas pour autant qu’en interne elles déploient une palette d’outils assurant une bonne coordination. Nous allons constater également que ce déploiement n’est pas le même pour toutes les catégories de personnel travaillant au sein d’une mairie (directeur général des services, agents administratifs, agents techniques...)
Une très forte disparité dans les proportions d’usage d’Internet selon les catégories de personnel.
À première vue, on peut penser qu’on assiste à une forte pénétration au niveau usage des technologies numériques au sein des mairies bretonnes : 88 % déclarent que tous leurs agents administratifs utilisent Internet pour leur activité (contre seulement 11% où seulement une part du personnel administratif l’utilise et 1% aucun usage).
À la lecture du diagramme circulaire qui suit, on constate cependant que, pour les agents techniques, les proportions d’utilisateurs ne sont plus du tout du même ordre.
Si l’on comprend bien que les agents techniques ne sont pas en permanence derrière un ordinateur, certains outils nomades pourraient, par exemple, les affranchir des contraintes fastidieuses liées aux fréquents allers-retours à la mairie, à la gestion des documents papiers, à la gestion de leur temps... Quelques communes pionnières mettent en place des applications pour leurs techniciens. Voici quelques exemples d’usages innovants relevés en la matière :
– utilisation de la messagerie professionnelle en mobilité,
– accessibilité en mobilité du système d’information géographique aux agents intervenant dans des projets d’aménagement urbain,
– suivi des camions de propreté,
– gestion en temps réel des tournées d’aide à domicile d’agents dédiés,
– gestion des droits d’emplacement sur les marchés assurée à l’aide d’un ordinateur de poche et une imprimante portable,
– automatisation du relevé des présences en milieu scolaire à l’aide d’un pocket PC et d’une connexion 3G.
L’usage d’Internet n’est pas non plus fortement répandu parmi les adjoints : 46% des mairies déclarent qu’aucun adjoint n’est utilisateur d’Internet dans leurs missions pour la commune. À l’opposé, 7% seulement indiquent que la totalité des adjoints sont utilisateurs. Rappelons (voir premier article sur les équipements) qu’un maire sur deux est utilisateur d’Internet que ce soit chez lui, à la mairie ou ailleurs.
L’e-mail, support de diffusion marginal de l’information en interne.
Même si, comme nous venons de le voir, ce sont les services administratifs qui profitent le plus d’Internet, finalement ils communiquent peu entre eux par courrier électronique. Bien sûr cet usage d’Internet n’est concevable que lorsqu’il y a au moins deux agents administratifs (soit 85% de l’échantillon). Mais seulement 23 % des communes dans ce cas partagent régulièrement leurs informations par courrier électronique, 16 % occasionnellement... et donc presque deux mairies sur trois jamais (61%)
.
L’usage de l’e-mail par les services administratifs vers les adjoints est lui aussi marginal. 33% se servent d’une adresse électronique pour au moins un adjoint (5% pour la totalité). 29% des maires utilisent les mails pour communiquer sur les dossiers de la mairie (18 % régulièrement).
Ainsi, les documents préparatoires aux réunions du conseil municipal sont peu diffusés de manière électronique. On note même que les proportions exposées dans le graphique suivant sont sensiblement identiques à celles de la précédente édition datant d’il y a deux ans !
Les répondants évoquent différentes raisons :
– tous les adjoints n’ont pas de boîte électronique, qui plus est, elle, si ils en ont une, n’est pas forcément encore valable (certains se servent de celle de leurs enfants, mais le jour où ils quittent le domicile ...)
– on n’est pas sûr de la bonne réception du dossier car certains ne lisent pas régulièrement leurs mails
les dossiers échangés comportent des informations confidentielles qui ne s’y prêtent pas.
La version numérique n’est pas du tout ancrée dans leurs habitudes. Pourtant certains y voient des avantages techniques comme la possibilité d’enrichir avec des hyperliens, d’y inclure d’autres médias (images, sons, vidéo) ou encore d’effectuer des recherches dans le corps du document mais aussi la possibilité pour les adjoints qui ne connaissent pas un sujet d’être renvoyés vers de l’information supplémentaire.
Une mise en commun de l’information à peine ébauchée.
Nombreux sont les outils ou moyens qui pourraient permettre aux agents (et adjoints) de partager de l’information :
– la visio-conférence qui permet à des interlocuteurs éloignés de transmettre la parole et l’image,
– les wikis, systèmes de gestion de contenu de site web qui facilitent l’écriture collaborative de documents avec un minimum de contraintes,
– les workflows qui organisent les processus de fonctionnement et leur mise en œuvre via la modélisation des procédures de travail,
– les listes de diffusion permettant le publipostage d’informations à un grand nombre d’utilisateurs possédant une adresse courriel...
Pour ne rester que sur des outils simples, les mairies ne sont que 9% à utiliser des agendas partagés, systèmes d’agendas informatisés, où, par exemple, le DGS peut avoir accès aux disponibilités d’adjoints et sélectionner des dates de réunion automatiquement.
Une mairie sur quatre se sert d’un espace de travail collaboratif ou intranet pour y stocker des annuaires, des bases de données.
Les intentions d’usage de ces outils ne sont pas non plus flagrantes, elles ne concernent que 6% des communes.
Des réunions où l’on n’utilise pas les avantages du numérique.
Les maires, adjoints et secrétaires de mairie sont peu à déclarer faire des présentations assistées par ordinateur du type diaporamas, lors de réunions de commission, de conseil... Selon le diagramme suivant, 24% des DGS ou secrétaires généraux, 13% des maires et dans 16% des communes au moins un des adjoints ne serait-ce qu’occasionnellement.
Au delà du constat, peut-on expliquer ces usages relativement limités ?
Un effet taille important mais d’autres déterminants à ne pas négliger.
Le graphique ci-dessous reprend les résultats d’usage évoqués ci-dessus mais selon la taille des communes.
À la simple lecture du graphique (et c’est démontré statistiquement à l’aide d’un test d’indépendance du khi-deux), on constate la présence d’un effet taille. Ainsi, par exemple, pour presque tous les « outils » observés, et toutes les catégories de personnel, le taux d’utilisation pour les communes de plus de 3500 habitants (et même de plus de 2000 habitants) est nettement supérieur au taux moyen observé [2].
On remarque également que plus l’outil sert à se coordonner, plus l’écart à la moyenne se creuse. C’est le cas des taux d’utilisation d’un diaporama, d’agendas partagés mais aussi d’Internet pour les agents techniques, du courrier électronique entre agents administratifs ou entre agents et adjoints.
Il serait long de présenter tous ces usages pour toutes les caractéristiques des communes déjà évoquées dans l’article précédent qui présentait un profil du paysage communal breton. Pour rappel, il s’agissait de caractéristiques ayant trait à la localisation, l’environnement économique, les ressources humaines et les ressources en matière de TIC.
Nous avons donc choisi d’agréger l’ensemble des informations d’usages internes en les présentant sous la forme d’un score d’usage qui permet de répartir par la suite les communes répondantes en 3 catégories : celles qui ont des usages « internes » faibles / moyens ou forts. Ce score correspond à la somme des indicatrices d’usages et ce gradué et pour les différentes catégories de personnel. Plus il est important, plus la mairie déploie une palette d’outils lui permettant de se coordonner.
Le tableau ci-dessous nous précise alors les déterminants de l’usage interne. Pour chaque spécificité il donne la répartition des communes entre les 3 classes. Par exemple, si on se place sur l’ensemble des communes rurales, 41% sont des communes à usages faibles tandis que seulement 21% sont à usages forts.
| Usages faibles | Usages moyens | Usages forts |
|---|
| TAILLE |
| Moins de 1000 habitants | 50% | 36% | 14% |
| 1000 - 2000 habitants | 29% | 44% | 27% |
| 2000 - <5000 habitants | 9% | 29% | 62% |
| 5000 habitants et plus | 0% | 7% | 93% |
| ZONE |
| Rurale | 41% | 38% | 21% |
| Urbaine | 6% | 29% | 65% |
| REVENUS |
| Tranche 1 | 51% | 33% | 16% |
| Tranche 2 | 36% | 42% | 21% |
| Tranche 3 | 32% | 34% | 34% |
| Tranche 4 | 13% | 35% | 53% |
| TOURISME |
| Commune touristique | 18% | 36% | 46% |
| Commune non touristique | 39% | 37% | 25% |
| ADHÈRE À UN PROJET TIC |
| Oui | 14% | 33% | 54% |
| Non | 37% | 36% | 27% |
| RESSOURCES HUMAINES (en matière de TIC) |
| Oui | 19% | 36% | 45% |
| Non | 50% | 36% | 14% |
| ÉLÉMENT MOTEUR TIC |
| Oui | 26% | 37% | 36% |
| Non | 52% | 33% | 16% |
On retrouve dans les déterminants la taille de la commune mais apparaissent également des variables économiques ou de localisation (zone , tourisme et revenus) et des variables liées aux TIC (l’adhésion à un projet TIC, la déclaration d’un élément moteur d’usage et/ou de « ressources humaines TIC » (un service informatique, un élu ou agent dédié ...).
Ce tableau ne récapitule que les déterminants d’usage, ou variables fortement liées [3]. En conséquence, département et âge des catégories de personnel, variables non présentes ici mais testées, n’ont aucune incidence (les tranches d’âge des élus et du personnel sont cependant légèrement liées alors que la tranche d’âge du maire ne l’est pas).
Conclusion.
Afin d’asseoir la modernisation de ses propres services, une commune doit tenter de tirer profit des innovations en matière de technologies numériques. Leurs usages semblent néanmoins dépendre tout d’abord des choix qui ont été opérés pour toute la collectivité (logiciel spécifique, ressources réseaux ...) Ils dépendent également du statut du « salarié » et de ses fonctions. Qu’il soit personnel administratif ou technique, adjoint ou maire, il n’a déjà pas les mêmes droits d’accès à une technologie. Et enfin, ils dépendent des relations : le salarié doit-il être en relation avec les administrés, des partenaires ?
Le paysage communal breton, et sûrement national, présente une très grande disparité aussi bien au niveau des caractéristiques que des usages des technologies numériques à des fins internes. Ainsi, il est possible que les communes déjà très à la pointe sur l’utilisation interne d’Internet soient freinées et décalées par rapport à l’évolution des administrations avec lesquelles elles traitent. Dans les résultats à suivre, on pourra par exemple constater que pour l’instant une commune sur trois seulement échange de manière électronique avec les autres communes. Pour comparaison, 7 sur 10 le font avec le centre de gestion.
Enfin, notons que, comme le montre le tableau suivant, les mairies estiment que les TIC ont déjà entraîné des modifications en interne, notamment sur l’organisation et les méthodes de travail. Cette modification arrive même en tête du peloton avant la modification de la circulation de l’information avec les partenaires (moyenne observée à 0,97) et la communication de la mairie (0,84).
| Modifications en interne | Modification très positive (2) | Modification positive (1) | Aucune modification (0) | Modification négative (-1) | Modification très négative (-2) | Non réponse | Moyenne |
|---|
| L’organisation et les méthodes de travail de la mairie | 21% | 46% | 13% | 1% | 0% | 19% | 1,09 |
| Le suivi temporel des dossiers, des projets | 11% | 33% | 36% | 1% | 0% | 19% | 0,68 |
| Le suivi qualitatif des dossiers, des projets | 8% | 33% | 39% | 1% | 0% | 19% | 0,60 |
| La circulation de l’information en interne | 11% | 21% | 50% | 0% | 0% | 19% | 0,53 |
| La maîtrise des flux de documents | 7% | 32% | 34% | 7% | 0% | 19% | 0,49 |
| Les frais de fonctionnement / les coûts liés aux frais administratifs et à l’affranchissement | 8% | 32% | 34% | 6% | 1% | 19% | 0,49 |
Note de lecture : le tableau donne le % de graduation de la modification pour chaque modification en interne (la somme par ligne fait 100%)